在建设工程施工的过程中，专为管理、报送工程项目内部资料使用的资料专用章，由于项目部管理不善，常被使用在对外的合同中，作为材料商、分包商向施工单位主张权利的依据。
资料专用章是否具备对外签订合同的效力，签章行为是否构成表见代理，实践中关于该问题的认定较为复杂。本文仅就资料专用章的效力认定问题，进行简要梳理。
1.多次对外使用资料专用章
将产生一定公信力
一般情况下，资料专用章在公司没有明确授权的情况，只能用于技术资料管理或报审施工资料等专用用途，从用途上已经排除了产生、消灭、变更债权债务的作用。所以通常情况下，资料专用章不能对外发生签订合同的效力。
但是如果项目部在施工过程中，多次使用资料专用章对外签订合同、发送往来函件，并实际履行了相关的合同义务，那该枚印章虽然名称上为资料专用章，但是其性质已经对外产生了一定的公信力。使用该枚印章签字盖章的行为，将产生相应的合同效力。
参考案例：（2017）渝民申894号民事判决书
裁判要旨：本院经审查认为，本案争议焦点在于徐好磊与案外人黄左星签订的《结算单》对富康公司是否具有约束力。因富康公司承接了重庆市原铜梁县广龙路道路工程，自认没有再行转包或分包，徐好磊在2014年9月至12月期间相继供应的石子、石粉材料亦用于该工程，使用方代表黄左星在对账确认后才在《结算单》上签字。
同时，《结算单》加盖有“自贡市富康工程有限责任公司铜梁县广龙路道路工程资料专用章”，该资料专用章虽未经公安机关登记备案，但富康公司实际承建该项目，并在项目建设过程中多次使用于对外工作联系等，已产生公信力，该资料专用章在项目建设范围内能够代表富康公司。综上，一、二审认定涉案《结算单》对富康公司具有约束力并无不当。
2.使用资料专用章又实际履行
视为对合同效力的追认
由于资料专用章本身不具备对外签订合同的效力，如果使用资料专用章签订合同，其实质上就是一种无权代理行为，但依据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国合同法〉若干问题的解释（二）》第十二条：“无权代理人以被代理人的名义订立合同，被代理人已经开始履行合同义务的，视为对合同的追认。”的规定，虽然是使用资料专用章签订的合同，但只要双方开始实际履行合同中权利义务，那就视为对合同效力的追认。故即便是资料专用章签订的合同，亦对合同双方产生约束力。
参考案例：（2015）皖民二终字第00793号民事判决书
裁判要旨：由于金益民以九鼎公司名义对外签订合同时，无九鼎公司的授权，且加盖了不具有对外使用功能的资料专用章，因此金益民的行为不能代表九鼎公司的意思表示，其签订合同的行为应认定为无权代理。
该合同在履行过程中，2013年12月6日和2014年1月29日，九鼎公司两次向闽绪经营部支付款项合计30万元，付款凭证均注明是钢材款，根据《最高人民法院关于适用﹤中华人民共和国合同法﹥若干问题的解释（二）》第十二条关于无权代理人以被代理人的名义订立合同，被代理人已经开始履行合同义务的，视为对合同的追认的规定，九鼎公司的付款行为应视为对金益民签订案涉《星河世纪城Ⅱ期钢材供应合同》行为的事后追认，该《星河世纪城Ⅱ期钢材供应合同》对九鼎公司具有约束力。
九鼎公司应依据合同约定履行义务，未按约履行应承担相应的违约责任。闽绪经营部关于原审判决认定案涉《星河世纪城Ⅱ期钢材供应合同》对九鼎公司不具有约束力，违背客观事实，违反法律规定的上诉理由成立，本院予以支持。
3.合同中仅使用资料专用章
不构成表见代理
依照《合同法》第49条:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”的规定，表见代理的构成要件有三：第一，行为人构成无权代理；第二，行为人签订相关协议时，对外产生一定的权利外观，促使相对人相信其具备代理权限；第三，相对人是善意的，不知道行为没有代理权限的事实。
如果合同中只存在资料专用章，因为印章名称已经表明其性质不具备对外签订的合同的效力，只使用资料专用章，不能产生相应的权利外观，相对人明知该印章不具备对外签订合同的效力，依旧签订合同，进一步说明相对人不善意，不符合表见代理的构成要件。故当合同中只存在资料专用章的时候，一般情况下是不构成表见代理的。
4.同时存在签署人和资料专用章
根据签署人判断合同效力
如果签字人员具备相应的代理权限，那么即便是使用资料专用章签订的合同，也具备相应的合同效力。
如果签字人员虽不具备代理权限，但是存在构成表见代理的要件时，此时由于签字人员具备签订合同的权利外观，所以即便是资料专用章签订合同，也产生合同效力。
如果签字人员不具备代理权限，没有构成其他表见代理的要素时，合同不能约束资料专用章的主体。
参考案例：（2017）皖民申1603号民事裁定书
裁判要旨：表见代理作为无权代理制度法律效果的例外，合同相对人应当举证证明行为人客观上形成具有代理权的表象以及其主观上善意且无过失地相信行为人具有代理权。
本案中，一方面案涉授权委托书对程恩福的代理权限有明确约定，另一方面案涉协议加盖的是项目部资料专用章，从该枚印章名称可知其用途的专属性，许为保不能据此相信行为人程恩福具有对外代表祥发公司的权利。
此外，许为保二审庭审中亦认可与程恩福系同村人员，且相识多年，其对程恩福实际施工人的身份应当知晓，主观上也难以构成善意且无过失。故二审判决认定程恩福超越代理权订立合同的行为不构成表见代理并无不当。
综上所述，虽然从名称上为资料专用章，排除了其签订合同、建立债权债务关系的功能。但如果不严格对印章的使用进行管理，胡乱对外使用资料专用章，就很容易产生对自己不利的法律后果。故建议公司，无论行政章、财务章、法人章、资料专用章还是什么其他印章，都要建立好一定的管理制度，不能随便乱用。
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