使用 Office 的话，效率显著提升，差距可能达上百倍甚是千倍，事实上，关键在于你是否掌握了这些技巧。不过，有些细节未掌握，相比差距还会更大。
不信的话，来看看这个功能，普通人使用会有哪些常见误区……
如果样式功能都没用过，那你学Word真是白费了。
面对长文档和复杂的格式……
你以前是不是……
选中标题→设置字号为小三→设置字体为黑体→点击居中按钮，接着还需要点击各种按钮（总之需要设置一连串格式），下一个标题重复此操作，才能完成排版。
聪明点的小伙伴还知道用格式刷来刷格式。
突然，隔壁的小王同学传来消息，标题要改成红色！
于是你再次一脸茫然，从头刷起。
要知道，若不提前设定好样式再进行排版，后期调整会让你苦不堪言！
样式，作为被 99% 职场新人忽视的文档排版神器，今天我们好好聊聊吧！
什么是样式？
每次打开 Word，你肯定会注意到菜单栏上占据很大空间的地方，那些就是【样式】。
每种样式都是一套段落格式的模版。当你需要多次使用某种固定格式时，就可以先创建一个包含所有这些格式的样式，然后在需要的地方应用此样式，无需每次都重新设置。
❶ 用鼠标点击需要应用样式的段落
❷ 在“开始”菜单下选择样式栏的【标题 1】样式，并以此类推
有了样式，我们会惊奇地发现：随手一点样式便能轻松完成文档的格式化！
许多小伙伴看到这里急不可待地去体验样式了，但简单的功能常常隐藏许多误区，也许你一直以来使用样式的方式并不正确……
根据《和秋叶一起学Word》课程中大量学员的反馈，我们总结了3个常见误区……
误区一：标题级别与样式级别不一致
默认样式主要分为正文、标题1、标题2、标题3……等，刚开始尝到样式甜头的小伙伴使用「标题1」样式刷所有标题，或者随便用某种样式刷标题。表面看文档层级分明，其实却很混乱。
实际上，每种「样式」都有各自的分工，一般来说：
【正文】→ 基本的正文文本样式
【标题1】→ 一级标题（例如第X章）
【标题2】→ 二级标题（例如X.Y）
【标题3】→ 三级标题（例如X.Y.Z）
……
不同的样式需要匹配各自的标题级别，才能让文档看起来层次分明。
误区二：直接使用默认样式而不做调整
这是一篇使用默认样式的文档，思考3秒钟，看看有什么问题?
有强迫症的小伙伴可能会注意到：
- 一级标题字号太小，不够明显
- 二级、三级标题前后间距过大，浪费版面
- 正文没有首行缩进，不符合书写习惯
- 字体都是默认的等线，不是常用的工作文档字体
这就暴露出Word内置样式的缺点：不太符合实际工作需求。微软不清楚我们具体的国家和排版习惯，所以提供的默认样式只是猜测，要完全符合我们的需求，还需要调整！
怎么调整呢？很多教程可能会告诉你，右键修改样式，然后在【样式配置窗口】中进行参数修改保存。
虽然这样一次性可以做完，可是很多时候无法直观看到文档实际效果，需反复调整。我们建议你使用下面的方法调整样式：
❶ 选中其中一个标题，并改成红色
❷ 右键单击已经应用的样式-标题1
❸ 选择“更新到样式”
误区三：正文内容直接使用默认【正文】样式
一旦在文档中输入文字，系统默认应用【正文】样式。而实际上，默认的【正文】样式无法满足需求，我们还会进行各种格式调整。
但!直接对正文内容进行格式调整会有大问题！
因为，Word 中的所有内置样式，包括标题1、标题2、标题3……等，都是基于【正文】样式设定的。如果我们修改后的正文格式应用于全文，会影响套用了其他样式的内容，导致格式混乱。
为了避免这个问题，强烈建议创建一个【我的正文】样式。所有输入的正文内容都应用这个【我的正文】样式，而其他样式仍基于内置正文样式，不做更改。
这样一来，既不会影响其他样式，也不会改变已应用【正文】样式的文本格式，实现互不干扰的批量应用、批量修改。
利用样式功能不仅可以一键应用格式，还能一键更新文本格式级别，甚至自动生成目录等等，好处多多。
任何技能，只有足够熟练，才能应用自如！
若你想了解更多办公难题的解决方法，可以点击下方专栏学习，一门课解决Word、Excel、PPT中的常见难题。
文章为用户上传，仅供非商业浏览。发布者：Lomu，转转请注明出处： https://www.daogebangong.com/articles/detail/yong-le-zhe-me-duo-nian-Word-hen-duo-ren-dou-bu-zhi-dao-zhe-ge-gong-neng-jian-zhi-shi-pai-ban-shen-qi.html
支付宝扫一扫 
评论列表（196条）
测试