在需要制作大量邀请函或录取通知书等文档时,可以使用邮件合并功能来批量生成。以下是使用邮件合并功能的详细步骤:
1. 准备一个包含邀请人名单信息的电子表格。
2. 打开邀请函的文字文档模板,选择“邮件合并”选项卡,点击“打开数据源”按钮,导入电子表格中的名单信息。
3. 点击“收件人”按钮,此时可以看到电子表格的数据已经被导入到文字文档中,方便后续筛选和编辑。
4. 将光标定位在需要插入个人信息的文字文档位置,点击“插入合并域”按钮,选择相应的字段(如邀请人姓名、性别等),点击“插入字段”,然后关闭对话框。文档中相应位置会出现已插入的域标记。也可以通过“域映射”功能确保数据库中的域与文档中的地址域信息一致。
5. 为了检查准确性,可以使用“查看合并数据”按钮预览合并后的效果。
6. 确认无误后,可以选择合并路径,包括:
- 合并到新文档:将合并的内容输出到一个新文档中。
- 合并到不同新文档:将每个收件人的内容输出到单独的新文档中。
- 合并到打印机:直接将内容发送到打印机进行打印。
- 合并到电子邮件:通过关联的邮箱将内容发送给指定的收件人。
请确保您的文档模板和电子表格中的信息格式一致,以确保邮件合并功能能够正确执行。
以下是相关的HTML和图片地址信息:
```html
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