二、字体的设置规则
公文处理格式的要求中明确提到:“如无特殊说明,公文格式的各要素通常应用3号仿宋体字。但是,在特殊情况下可以进行适当的调整。”字体设置相对简单,一般情况下,一份公文会使用“仿宋、黑体、楷体、小标宋”这几种字体,其中使用最频繁的是仿宋体。
通常在选择字体时,如果同时存在“仿宋”和“仿宋_GB2312”,应选择后者,因为它符合国家标准。同样的原理适用于选择楷体或者其他字体。
公文中的其他字体设置也需要在文档中进行相应的应用。
只要是使用3号字体,那么通常每行可以容纳28个字左右。
在我的日常文档中,主标题一般采用“方正小标宋_GBK”,主标题使用二号字体。而在正文中,一级标题使用“黑体”,二级标题使用“楷体”,三级标题则使用加粗的仿宋体,四级标题不改变字体。公文内容的层次依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”来标注,分别对应一到四级标题。一级标题序号后一般用顿号“一、”,三级标题用点“1.”,而二、四级标题序号后则不加标点。除三级标题外,公文中的其他内容、标题通常不加粗。通常也不会设定五级以下的标题,避免文档过于复杂。
公文处理格式规定:“一般使用2号小标宋体字编排主标题,置于红色分隔线下方空两行的位置,可以单行或多行居中排列;回行时,应保证词意完整、对称排布,长短适宜,间距得当,标题排列应呈现梯形或菱形结构。”这一部分存在较长主标题的分段要求:讲究美观与协调,保持固定词语不分开,通常使用上长下短的梯形结构。以下是两个主标题的示例:
第一个主标题经过了精心分段,美观而协调;而第二个主标题基本是自然分段,固定词语“工作”被分成上下两部分,比例显然不协调,虽不算大错,但是不够规范也不美观。
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