公文作为机关单位传达政令政策、处理公务的重要工具，具有严肃性、规范性的特点，公文制发规范与否、质量高低与否严重影响事务处理的正确性和效率性。经多方了解目前基层公文制发仍存在许多问题。
一是公文制发不严谨，细枝末节总有错。发文单位在公文制发过程中一些本不应犯的错却时常发生，大到行文规则不符规定、发文字号不正确、公文格式不规范；小到随意使用标点符号、页码标注有误、缺字漏字频出等。导致因错退文增多，公文的严肃性和规范性受到严重影响。这背后暴露出公文制发者的基本功不扎实，理论知识储备不足，以及领导的管理缺位、审核不严等问题。
二是发文内容不具体，工作落实成效低。有的单位发文内容冗长、语句表达含糊其辞、责任分工不明确。照搬照抄上级文件脱离具体工作实际，收文单位苦不堪言，只得一个电话接一个电话确认，一问一答表面上浪费了时间和人力，更影响的是工作的落实和单位的对外形象及口碑。这反映出发文单位对公文撰写的不重视。领导没有做好要求、引导也未尽审核把关之责。撰写员缺乏责任感和对工作的主动思考，理论知识未及时更新，公文撰写能力有待提高。
三是管理不符合规范，规章制度成摆设。虽然各单位都拟定了公文制发相关规定或办法，但是实际操作过程中却因办公室工作繁多、琐碎，公文制发的程序并非每一环节都按照规定（办法）进行。有时本该主要领导签发的文件，直接经分管领导签字就发文，甚至有时只要经过主要领导审核口头通过的文稿就直接发文，未制作发文处理笺也未经签发人签字，最后追溯签发人时，无迹可寻不利于责任落实和公文管理，公文制发的相关规章制度也并未发挥实效。
针对以上问题，建议从以下几个方面进行整改解决：一要提高认识，加强管理。单位领导要重视公文制发工作，在管理上要“眼里容不得沙子”，工作过程中加强公文制发前的审核把关，以及制发后的定期检查，建立严谨的工作作风。公文制发员要摆正态度，将公文写作看做一种能力的体现，主动结合工作实际思考，实事求是、谨慎、认真制发公文。二要严守规定，规范处理。根据工作实际建立健全公文制发相关规定并严格遵守执行，对易出错的环节和细节要加以重视，严肃对待，认真改正。公文制发员一定要熟知规定的内容，熟练掌握流程，努力确保公文制发不出错。三要加强培训，提高本领。单位要组织相关培训，发挥老带新传帮带的作用，将年轻人“扶上马，送一程”。同时也要选派公文制发员积极参加“两办”的跟班学习，“两办”也可多举办公文写作培训，为公文制发员提供更多学习机会。公文制发员要珍惜学习机会，将办文基本功学扎实、学透彻，平时也应多看、多读、多写，拓宽知识面、更新理论知识库。还应多开展调研，培养理论联系实际的能力，努力成为公文处理的行家里手。
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