在建設工程施工的過程中，專為管理、報送工程項目內部資料使用的資料專用章，由於專案部管理不善，常被使用在對外的合約中，作為材料商、分包商向施工單位主張權利的依據。
資料專用章是否具備對外簽訂合約的效力，簽章行為是否構成表見代理，實務上關於該問題的認定較為複雜。本文僅就資料專用章的效力認定問題，進行簡要整理。
1.多次對外使用資料專用章
將產生一定公信力
一般情況下，資料專用章在公司沒有明確授權的情況，只能用於技術資料管理或報審施工資料等專用用途，從用途上已經排除了產生、消滅、變更債權債務的作用。所以通常情況下，資料專用章不能對外發生簽訂合約的效力。
但如果工程部在施工過程中，多次使用資料專用章對外簽訂合約、發送往來函件，並實際履行了相關的合約義務，那該枚印章雖然名稱上為資料專用章，但是其性質已經對外產生了一定的公信力。使用該枚印章簽字蓋章的行為，將產生相應的合約效力。
參考案例：（2017）渝民申894號民事判決書
裁判要旨：本院經審查認為，本案爭議焦點在於徐好磊與案外人黃左星簽訂的《結算單》對富康公司是否具有約束力。因富康公司承接了重慶市原銅梁縣廣龍路道路工程，自認沒有再行轉包或分包，徐好磊在2014年9月至12月期間相繼供應的石子、石粉材料亦用於該工程，使用方代表黃左星在對帳確認後才在《結算單》上簽名。
同時，《結算單》加蓋有“自貢市富康工程有限責任公司銅梁縣廣龍路道路工程資料專用章”，該資料專用章雖未經公安機關登記備案，但富康公司實際承建該項目，並在工程建置過程中多次使用於對外工作聯繫等，已產生公信力，該資料專用章在工程建設範圍內能夠代表富康公司。綜上，一、二審認定涉案《結算單》對富康公司具有約束力並無不當。
2.使用資料專用章又實際履行
視為對合約效力的追認
由於資料專用章本身不具備對外簽訂合同的效力，如果使用資料專用章簽訂合同，其實質上就是一種無權代理行為，但依據《最高人民法院關於適用《中華人民共和國合同法》若干問題的解釋（二）》第十二條：「無權代理人以被代理人的名義訂立合同，被代理人已經開始履行合約義務的，視為對合約的追認。」的規定，雖然是使用資料專用章簽訂的合同，但只要雙方開始實際履行合約中權利義務，那就視為對合約效力的追認。故即便是資料專用章簽訂的合同，亦對合約雙方產生約束力。
參考案例：（2015）皖民二終字第00793號民事判決書
裁判要旨：由於金益民以九鼎公司名義對外簽訂合約時，無九鼎公司的授權，且加蓋了不具有對外使用功能的資料專用章，因此金益民的行為不能代表九鼎公司的意思表示，其簽訂合約的行為應認定為無權代理。
該合約在履行過程中，2013年12月6日及2014年1月29日，九鼎公司兩次向閩緒經營部支付款項合計30萬元，付款憑證均註明是鋼材款，根據《最高人民法院關於適用﹤中華人民共和國合同法﹥若干問題的解釋（二）》第十二條關於無權代理人以被代理人的名義訂立合同，被代理人已經開始履行合同義務的，視為對合同的追認的規定，九鼎公司的付款行為應視為對金益民簽訂案涉《星河世紀城Ⅱ期鋼材供應合約》行為的事後追認，該《星河世紀城Ⅱ期鋼材供應合約》對九鼎公司具有約束力。
九鼎公司應依據合約約定履行義務，未依約履行應承擔相應的違約責任。閩緒經營部關於原審判決認定案涉《星河世紀城Ⅱ期鋼材供應合約》對九鼎公司不具約束力，違背客觀事實，違反法律規定的上訴理由成立，本院予以支持。
3.合約中僅使用資料專用章
不構成表見代理
依照《合約法》第49條:“行為人沒有代理權、超越代理權或代理權終止後以被代理人名義訂立合同，相對人有理由相信行為人有代理權的，該代理行為有效。”的規定，表見代理的構成要件有三：第一，行為人構成無權代理；第二，行為人簽訂相關協議時，對外產生一定的權利外觀，促使相對人相信其具備代理權限；第三，相對人是善意的，不知道行為沒有代理權限的事實。
如果合約中只存在資料專用章，因為印章名稱已經表明其性質不具備對外簽訂的合約的效力，只使用資料專用章，不能產生相應的權利外觀，相對人明知該印章不具備對外簽訂合約的效力，依舊簽訂合同，進一步說明相對人不善意，不符合表見代理的構成要件。故當契約中只存在資料專用章的時候，一般情況下是不構成表見代理的。
4.同時存在簽署人與資料專用章
依簽署人判斷合約效力
如果簽字人員具備相應的代理權限，那麼即便是使用資料專用章簽訂的合同，也具備相應的合同效力。
若簽字人員雖不具備代理權限，但是存在構成表見代理的要件時，此時由於簽字人員具備簽訂合同的權利外觀，所以即便是資料專用章簽訂合同，也產生合同效力。
若簽字人員不具備代理權限，沒有構成其他表見代理的要素時，合約不能約束資料專用章的主體。
參考案例：（2017）皖民申1603號民事裁定書
裁判要旨：表見代理作為無權代理制度法律效果的例外，合約相對人應當舉證證明行為人客觀上形成具有代理權的表像以及其主觀上善意且無過失地相信行為人具有代理權。
本案中，一方面案涉授權委託書對程恩福的代理權限有明確約定，另一方面案涉協議加蓋的是專案部資料專用章，從該枚印章名稱可知其用途的專屬性，許為保不能據此相信行為人程恩福具有對外代表祥發公司的權利。
此外，許為保二審庭審中亦認可與程恩福系同村人員，且相識多年，其對程恩福實際施工人的身份應當知曉，主觀上也難以構成善意且無過失。故二審判決認定程恩福超越代理權訂立契約的行為不構成表見代理並無不當。
綜上所述，雖然從名稱上為資料專用章，排除了其簽訂合約、建立債權債務關係的功能。但如果不嚴格對印章的使用進行管理，胡亂對外使用資料專用章，就很容易產生對自己不利的法律後果。故建議公司，無論行政章、財務章、法人章、資料專用章或什麼其他印章，都要建立好一定的管理制度，不能隨便亂用。
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