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之前分享過有關紅頭文件的製作標準及格式要求,今天分享政府文件的通用格式標準,以便於各位在與政府相關部門需要文件往來時備用!
公文紙一般採用國內通用的16開型,建議採用國際標準A4型,供張貼的公文用紙幅度面尺寸,可依實際需要確定。
保密等級字體:一般用3號或4號黑體
緊急程度字體:字體和字號與保密等級相同(3號或4號黑體)
文頭的字體:大黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色)
發文號的字體:一般採用3號或4號仿宋體
簽發人的字體:字體字號與發文號相同(3號或4號仿宋體)
標題的字體:字體一般宋體、黑體,字號大於正文的字號。
主送機關的字體:一般採用3號或4號仿宋體
正文的字體:常用3號或4號仿宋體
附的字體:常用3號或4號仿宋體
作者的字體:字體字號與正文相同(3號或4號仿宋體)
日期的字體:字體字號與正文相同(3號或4號仿宋體)
註記的字體:小於正文的的4號或小4號仿宋體
主題詞的字體:常用3號或4號黑體[公文寫作]公文格式排版中的字體要求[公文寫作]抄送機關的字體:與正文的字體字號相同(常用3號或4號仿宋體)或小一號的文字印發說明的字體:與抄送機關的字體字號相同(常用3號或4號仿宋體)或小一號的文主標題(又稱一級標題)為二號宋體(加粗)
二級標題為三號黑體
三級標題為三號仿宋加粗。
正文均為三號仿宋。
以上為政府公文規定。且主標題以外的部份的標題和正文可採用小三號字體,但以三號為最正規。
1.密級用三號黑體字
2.緊急程度,「特急」、「加急」用三號黑體字
3.文號用四號仿宋體字加黑
4.簽發人用三號楷體字
5.標題用二號宋體字加黑
6.大小標題號「一、二、三…」用三號黑體;「(一)(二)(三)…」用三號仿宋體字
7.正文用三號仿宋體字(每頁19行,每行25個字)
8.批轉(轉發、印發)…通知,通知正文用三號楷體字,被批轉(轉發、印發)文件用三號仿宋體字
9.附件標題用二號宋體字,正文用三號仿宋體字
10.印發傳達範圍用三號仿宋體字
11.「主題詞」三個字用三號黑體字;詞組用三號宋體字
12.抄送機關名稱用四號仿宋體字
13.印發機關名稱及印發日期用四號仿宋體字;印發份數用五號仿宋體字
公文各要素和標識簡單介紹。
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一、眉首部分
主要標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關識別、發文號碼、簽發人等要素。
1.公文份數序號。公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。標識時,以阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指密公文的保密程度,分「秘密」、「機密」、「絕密」三級。新《辦法》規定,涉及國家機密的公文應標明密級及保密期限,「絕密」、「機密」級公文亦應當標明份數序號,「秘密」、「機密」、「絕密」公文均應標註保密期限。標識秘密等級時,以3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,秘密等級和保密期限之間用「★」隔開。
3.緊急程度。急件公文分為「特急」、「急件」兩種。其中,電報應分別標示「特提」、「特急」、「加急」、「平急」。標識時,以3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊密程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4.發文機關標識。發文機關識別由發文機關名稱及「文件」二字組成,如「××省人民政府文件」等。對某些特定公文可只標識發文機關名稱(函件)。發文機關識別應使用發文機關全名或規範化簡稱。標誌位置是上緣到版心上緣25mm處,上報的公文發文機關標示在上緣到版心上緣 80mm處。國家品質技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》也規定,發文機關標識推薦使用小標宋體字,以紅色標示。字號一般應小於22mmX 15mm。 。聯合行文時,主辦機關名稱排列在前,「文件」二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布。聯合行文機關過多時,必須保證公文首頁顯示正文。
5.發文號。由發文機關代字、年份、序號組成,如“×政發〔1999〕82號”,“×政發”指發文機關代字,“ 〔1999〕 ”指年份,“ 82號”指發文序號。整個意思就是××省人民政府在1999年所發的第82號文件。標識位置在發文機關標識下空2行處,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年代應用全稱,用六角括號「〔〕」括入;序號不編虛位,即不編為001,不加「第」字。
6.簽發人。上報的公文需標示簽發人姓名,平行排列於發文號右側。發文號居左空1字,簽發人姓名居右空l字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全角冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多位簽發人,主辦單位簽發人姓名置於第1行,其他簽發人從第2行起在與主辦單位簽發人姓名對齊處按發文機關順序依次順排,同時,使發文號與最後一個簽發人姓名同處一行,並下移紅色反線,使紅色反線與發文字號繼續保持為4mm。
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二、主體部分
主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附註等要素。
1.公文標題。一般由發文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成,如《××省人民政府關於大力發展民營科技企業的決定》、《××省人民政府辦公廳關於進一步做好春季農業生產和當前農村經濟工作的通知》等。公文標題是文件內容的高度概括,文字要求準確、簡要、概括,書寫時要居中書寫,用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整,排列居中對稱,間距恰當,做到既有美感,又要避免產生異義。除法規、規章名稱加書名外,公文標題一般不用標點符號。
2.主送機關。指公文的主要受理機關,書寫時應使用全名或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關,必須同時報送幾個主送機關的,可以用抄送形式;下行文可以有兩個以上的主送機關,但是,如果主送機關過多,則一般用規範的統稱,如「各地行政公署,各市、自治州人民政府,省政府各部門:」等。標識位置在標題下空1行處,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送。
3.公文正文。標識在主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。
4.附件。公文如有附件,在正文下空一行左空2字處,用3號仿宋體字標識,後標全角冒號和名稱。附件如有序號,使用阿拉伯數碼,如「附件:1××××××、」。附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,並在附件左上角第l行頂格標識“附件”,有序號時標識序號。如附件與公文正文無法一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文號並在其後標識附件(或帶序號)。
5.成文日期。以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日,而且必須用漢字書寫(「零」寫成「O」)。成文時間標識時,右邊要空4字。
6.發文機關印章。依《××省實施<國家行政機關公文處理辦法>細則(試行)》「公文除以電報形式發出的加蓋發報專用章外,其他公文一律加蓋印章。單一機關制發的公文蓋印的位置一般應上距正文2mm~4mm。弧有文字時,採用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。機關印章在前;兩個印章均壓成文時間。和正文之間。 2字標示成文時間。印章。
7.附註。指其他需要說明的事項。公文如有附註,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。上行文的「請示」文種中,應在附註處註明聯絡人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標識主題詞、抄送機關、印發機關及印發時間等要素。
1.主題詞。是進行文獻標引、儲存、檢索等工作的工具,位於附註之下,抄送機關之上,它是實現機關辦公室自動化,提高辦公效率和品質的一個重要環節。一般的排列次序為:反映公文內容的主題詞在前,反映公文形式的主題詞在後。在單主題公文中,反映公文中心內容的主題詞在前,反映公文分述內容的主題詞在後;在多主題詞公文中,反映公文內容的各主題詞按其出現的先後次序排列。主題詞用3號黑體字,居左頂格標識,後標全角冒號,詞目用3號小標宋體字,詞目之間空1字。
2.抄送機關。指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送,在主題詞下一行,左空1字用3號仿宋體字標識,後標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開,回行時與冒號後的抄送機關對齊。在最後一個抄送機關後面標句號。
3.印發機關和印發時間。位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置,用3號仿宋體字。印發機關左空1字,印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準,以阿拉伯數碼標示。
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四、其他
1.格式中的幾個用線。
(1)在眉首與主體之間,一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的差別是,黨的領導機關如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星,行政機關如國務院、省政府、市政府、縣政府的文件一般採用一條連續的橫線,中間沒有紅角星。這條線一般在發文號下4mm處與版心等寬,採用紅色反線。
(2)版記中各要素之下均加一條黑色反線,寬度同版心。
2.用紙。公文用紙一般採用GBA 4型,成品幅面尺寸為210mm ×297mm,紙張定量為60g/m2 ~80g/m2 的膠版印刷紙或影印紙。紙張白度為85%~90%,橫向耐折度大於或等於15次,不透明度大於或等於85%,PH值為 7.5~9.5。
3.當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時,應採取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。
4.排版規格與印刷裝訂要求。
(1)排版規格。正文用3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28個字。
(2)印刷要求。雙面印刷,頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標 BI100%,紅色油墨應達到色譜所標Y80%. M80%。印品著墨實、均勻,字面不花、不白、無斷劃。
(3)裝訂要求。公文應左側裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落,背部平整不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。
5.頁碼。以4號半角白體阿拉伯數碼標識,置於版心下邊緣之下一行。數碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字,空白頁與空白頁以後的頁不標識頁碼。
格式是死的人是活的,希望大家能活用於工作學習當中,祝大家升職加薪!
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