tahoma字體:開發信這樣寫，有訂單才怪!-字體教程免费ppt模版下载-道格办公

寫開發信對大家來說再熟悉不過了，但這並不是一件容易的事，能否製作一封合格的開發信，然後正確地發送都直接影響到開發信的效果，搞不好事倍功半，甚至做了無用功都是有可能的；反之，事半功倍，客戶源源不絕。

以下幾點寫開發信常見的錯誤，你有中槍嗎？

1、郵件篇幅過長

客人的時間很寶貴，每天要收到數百封郵件。在換位思考下，如果一個不認識的人發了一封很長的郵件給你，英文表述又不好，還加了好幾 M 的附件，你會不會認真去看？

很多老外的時間觀念很強，每天都有幾塊固定的時間用來處理E-mail，很多長篇大論的郵件，只要不是熟人發的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設為垃圾郵件。

很多採購商，他們一般處理每一封郵件的時間是 2-3 秒。 重要的郵件，一般馬上仔細閱讀並回覆；不是太重要的，會在 outlook 裡標註上要處理的具體時間，然後從 inbox 拉到相應的子目錄裡。

2、沒有明確的主題

一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。 這個就需要經驗了，內容要言簡意賅，能直接吸引客人透過主題去點開郵件。至於看了以後有沒有反應，就要看實際狀況和內容的功力了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看，就要根據實際情況來判斷了。

3、長篇大論的公司介紹

在開發信裡要不要寫公司介紹呢？這個要視具體情況而定。如果你的公司有突出的優勢，可以寫，但最好一筆帶過。可以這樣寫：We supply Vacuum Tube Solar Water Heater with high quality at competitive price. Hope to cooperate with you！

簡單一點，一兩句話點到重點，吊起對方的興趣，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達到了。 做業務久了你會發現，很少有客人每封郵件都長篇大論的，即使有，也是極少數的特例，或者是要確認一些細節之類的。

4、愛炫耀英文程度

有些外語程度高的外貿業務員喜歡把文字寫得很出彩，各種文法子句層出不窮，還喜歡用冷門詞，讓人理解都需要老半天。

真正的高手是要把最複雜的東西用最簡單的文字表達出來的，全部用最簡單的句子、最簡單的詞彙，讓小學生都能看懂。需要多學多模仿客人的郵件，用最簡單的詞彙來表達你要表達的東西。外貿函電的精髓就是，“簡單，簡單再簡單”，能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。只要做到“簡潔、清楚、準確”，就是一封好的 E-mail。

5.喜歡用奇怪的字體

很多人為了追求醒目，總喜歡用很誇張的字體、顏色，甚至放大、加粗，再用斜體等。經常寫 E-mail 的人會發現，客人很少會用奇怪的字體或粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數的尼日利亞、非洲客人。

歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial、Verdana、Calibri、Times New Roman，也有一些用Tahoma 字體的，但相對少一點。台灣和香港客人一部分會用 PMingLiU這種字型。至於顏色，通常都是黑色或藍色。

字體、字元、字號一定要統一，除非特別強調的內容，不要用特殊顏色和形體。一般客人在郵件裡特別加粗、大寫，或用紅色標註的，一定是特別強調的內容。

6.主動語態用太多

英文信函中，如果你仔細琢磨老外的行文方式，很少會充滿 We、I 之類的人稱，相反要多用被動語態。比如說，我們明天會寄樣品。中國人喜歡說 We’ll send you the samples tomorrow。這句話沒錯，文法正確，意思清楚，但老外就不喜歡這樣說。他們通常會這樣寫 Samples will be sent to you tomorrow。用得是被動語態，人稱就沒有了。

7.會問一些毫無意義的話

例如 Do you want our products？這句話可以列為最無用疑問句排行榜第一名。如果客人說 No，你怎麼回覆？本身你是去推銷的，你希望客人有興趣，你要引起客人的興趣。這句話等於一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或否。

還有 Are you interested in our products? Are you sourcing for ×××? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 這些都是毫無意義的話。

再比如說“我知道你有固定供應商，但請你保留我的郵件，也許你有一天用得上……”，這類的話都可以刪掉。最好的方法就是什麼都不寫，但是讓他有那麼一刻的猶豫，是不是先存一下這封郵件。這就是你字裡行間需要把握的地方。

開發信還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什麼，你的優勢在哪裡。 只要清楚表達出這三點，就完全足夠了，其他的東西可以以後慢慢談。

8、喜歡用配件和圖片

附件和圖片並不是不好，但是第一次發開發信的時候如果有附件或插入了圖片，很容易被國外的伺服器攔截。很多人喜歡第一次聯絡客人的時候就使用報價單，或是打包很多產品圖片，或是發電子樣本給客人，這樣的成功率並不高，不是被預設為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當你收到一個新客人的詢價的時候，那你回覆的時候，就可以插入報價單或者圖片了。

第一次聯繫客人的時候最好全文本，不要出現任何的圖片和附件。 即使收到客人詢價後第一次報價，如果不是客人指定，盡量避免用 excel 或 word 附件，最好是直接在郵件裡寫明。

可以這樣寫：

Item: Solar lantern with soft handle

Model No.: HBC-294847/KTDescription: …… (把詳細的規格寫清楚)

Package: color box

MOQ: 1 000 pcs/ctn: 20 pcs/ctn

Size: 50*40*60cm

GW/NW: 20kg/18kg

Q'ty/20': ……pcs

Loading port: Shenzhen

Payment terms: T/T，L/C，D/P，etc.

Valid time: 60 days

FOB Shenzhen: USD2.39/pc

CIF Valencia: USD2.45/pc

9.語氣過於生硬

其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和麵對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。

看一句話“Pls give me reply today”，這句話如果面對面講，客人不會覺得有什麼問題，會很高興說OK，或者NO problem；如果電話裡說，也不會有大問題；但如果放在郵件裡，是不是稍微生硬了一點？如果改成「Could you give me reply today?」用的是疑問句，加上 could、help 這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達了你希望今天得到答复的準確意願。這樣不是更好嗎？

10、郵件發送時間及頻率

別再在周六日發開發信了，不是說完全沒有機會，但是能得到回應的機率太低。有的人寄email的頻率是兩三天一封，甚至一天一封，一天不只一封開發信的，客戶收到過幾次之後，一般會被拉到黑名單。