公文寫作的五個「台階」（步驟與方法）
現在我們介紹公文寫作的能力建設中的五個「台階」與公文處理的五個技巧。第一公文寫作的五個「台階」。實際上五個「台階」就是從步驟和方法的角度講講公文，一、公文的五個「台階」。公文的擬寫步驟與方法大體同一般文章的寫作方式差不多，但是由於公文在性質、作用及其寫作要求上的不同，擬寫時需要一些特別注意的問題。一般而言有這麼五個面向：
「階梯1」：明確發文主旨。任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，稍微解析一下，它包括這麼多方面的內容：
1.檔案的中心內容是什麼？例如相關工作的改善，主要是提出目前情況如何？存在問題在哪個地方，解決方式、需要協調的事項在哪裡；再如請求事項，擬請上級機關答覆和解決問題等等。文件的中心內容，分析現狀的目的是發現背後的問題，發現了問題要找到解決的方法，需要上級領導怎麼協調都要寫出來。要請示解決的事項就要讓上級機關有什麼方式需要解決什麼問題。
2、依照檔案的內容採取什麼樣的文種？例如，報告工作狀況，是寫專題報告還是寫情況的簡報；是針對下級的來文所反映的問題，寫一個指示或複函，還是帶一些規性的通知等都要把文種先定清楚，就選文種，中心不明確文種選了也沒用，但是光有中心內容文種錯了也不行。
3、要明確檔案傳送範圍和閱讀對象。例如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導和有關部門人員閱讀，還是向全體人員傳達都是不一樣的。因此發送的範圍要非常的清晰而具體，閱讀的對像也是要明確的。
明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解還是要求對方答复，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、還是研究參考、還是徵求意見呢。堅決地貫徹，研究參考、徵求意見強度不同，要求的層次不同，在擬公文的時候要使人非常清晰地了解發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。心中無數不，這個“台階”上不去，文章沒辦法起草，所以這是公文寫作的第一個“台階”，它包括四個要點。
第二個“台階”，有了第一個「台階」以後，第二個「台階」就顯得非常重要了，就是收集有關資料，進行調查研究。
當我們發文的目的和主題明確以後，就可以圍繞這個主題蒐集積料進行一些調查研究。當然了，這也要根據具體的情況，並不是每一份公文都要進行這一步驟工作。例如我們寫一份簡短的通知、公告，一般來說就不需要專門做蒐集資料和調查研究的工作，在明確發文主旨以後，稍稍地考慮一下就可以提筆寫作了。
但是對於問題較為複雜，還要進行具體分析歸納；或擬訂一篇較長的文件，工作的計劃、工作總結、起草規章、條例、工作指示等，往往都蒐集有關材料和進行進一步調查研究工作。實際上就是講的只要知道了情況，掌握一手的資料，才能心中有數、才能寫出有實用價值、有意義的東西。
那麼怎麼擬寫公文蒐集材料和調查研究呢？一是收集有關書面的的文字資料，過去別人怎麼做的，歷史上有什麼經驗一定要收集出來；二是到實際當中蒐集材料。例如說，要寫本部門的年度工作計劃，首先要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進同類企業、政府機關工作的計劃，還要研究本部門所面臨的形勢、中心任務以及上級的要求等等。總之，收集材料和調查研究，它是一個醞釀的過程，醞釀的過程是為了掌握全面的、大量的、現實的和深深的素材，了解問題的各個方面，為下一步的經過分析和思考認識的飛躍提供重要的準備。明確了主旨、精心調查研究這種基本功對公文寫作者至關重要。有了上述兩條就好像搞建築的設計一樣先有了建築的材料、心中有了建築的藍圖還要符合規劃的要求，這個時候一位建築師就要在他的思維當中，他的大腦中對所要建造的藍圖進行一個架構、一個規劃。搞出來是什麼樣的試樣有什麼特色、有什麼風格，要表達什麼都是在這個階段不斷地醞釀、提煉、提升。
第三個「階梯」有了第一個第二個堅實的基礎之後，第二個「台階」就是擬出提綱，安排結構。這個就是要畫草圖、搞設計的時候要有草圖、要有一個架構、要有一個基本風格的選擇，也就是基本格式的選擇，是醫院、是別墅、是幼兒園還是一個學校，還是個商店，先要找出它對應的體現功能的形式、格式。
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。而擬寫提綱確是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點的形成就在這個階段，這個時候可以召集相關的人員進行集體討論和修改，使這個提綱日趨完善。因此資料全不全、方向明不明是寫好提綱的關鍵。你寫提綱的時候主筆人一定要靜下心來找到最關鍵的因素，沉思考，沉思，沉下心來靜靜地思考裡頭的來龍去脈，要點、難點、節點，這個時候抓住要點，攻克了難點，就能夠把提綱寫好，進而實現了初步的觀點。
召集有關人員的討論，積極討論的意義在於不同的角度、不同的層次、在不同經驗背景和知識背景下，加以豐富和完善、修改和提煉。這裡面最重要的提煉在於拋棄那些沒用的材料。沒用的材料再好、這個材料再形象、再生動，但是在針對性不強的時候也是要放棄掉，為以後所用。這個第三個「階梯」就是提綱日益完善，完善的提綱已經是一個很好的架構，這個骨架的好歸日後，為日後重選新的血液、新的材料提供了條件。
「階梯4」：落筆起草、擬寫正文。這裡有幾個簡單的要點。第一個觀點要鮮明，用材要得宜。觀點鮮明就是說什麼，清楚明白地表達出來，所用的材料支撐它的材料要得當。第二個要點是語句要簡練，要交代清楚。
“台階5”，反覆檢查，認真修改，這個修改其實就是一篇好的公文磨出來，這個磨的過程有這麼5點，第一個主題的修改。看你主題是否明確，主題的論述是否集中，主題的挖掘是否深刻。明確集中深刻是修改的基本尺度。我記得以前講過，看一篇文章的好壞，好文章有5個層次，這個層次叫明、新、深、通、化也是一個道理，就是要明白，明白了有新意、有深度，深度體現在主題論述的集中度上，深度在主題挖掘的深刻中體現，但是光有明新深還是不夠的，還是需要通，通就是把各種素材融會貫通，劃者創新也，就是要形成有創新思想的觀點。
所以主題的修改下頭就是觀點的修改，修改公文要考慮到關鍵是不是正確，符合不符合黨和國家的政策。符合不符合法律合規，考慮的似乎正確、觀點的似乎正確，這種正確的觀點似乎正確地表達出來。
第三，材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點也要透過適當的材料表達出來。
第四，結構的修改。修改文件的結構，包括文件的整體結構的修正，使全文更加嚴謹。結構的修整是最大的修整，否則就是一個殘缺的公文。
第五關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不符合規範的字及標點符號。所以這個第五個「台階」看起來是修飾實際上是提煉提升，叫反複檢查，認真修改，這五個方面是五把尺子，五根鑰匙，觀點主題結構材料語言、認真修改是態度，修改的時候一定要靜下心來，看看主題對不對，觀點清楚不清楚，材料真實、準確、精確不精確，結構是不是有殘缺性，語言是不是精煉。
所以有的學者歸納說一篇好的公文是準確度好，主題鮮明、語言生動、文字簡練、文風平實、整體莊重，所以準確、鮮明、生動、簡練、平實、莊重」12個字道出公文語言的特點，也許可以成為好公文的一種標尺。
（二）公文處理的五個技巧
有了一篇好的公文在它的處理過程中我們把它歸納有這麼幾個技巧，有5個技巧，叫公文處理的五個技巧：
1、處理聯合行文的技巧。它包括這麼幾個面向：1、行政機關聯合行文，這個時候要把主辦機關排列在前，原則上文頭、文號都用主辦機關的，落款時幾家單位都要落款的地方寫上自己單位的名稱並蓋印（上行文可只蓋主辦機關的印）。 2、行政機關與同級相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文的時候，要依照黨、政、軍、群的順序排列。 3.聯合行文一般用主辦單位的文頭和文號，一般不用幾家單位作文頭、字號為聯發字號格式。 4、會簽，由主辦單位先簽署意見，協辦單位依序會簽，一般不用影本會簽。
2、處理部門和內設機構行文的技巧。政府各部門（包括議事協調機構），除以函的形式商洽工作、答复詢問之外，一般不得向下級政府正式行文，如確需行文，有兩種處理方式：一種是經領導同意，由「兩辦」發文；二是部門自行行文，可以用《通知》等文種，但必須在正文前冠上「經某某政府同意」這句話；三是有關議事工作機構（各種領導組、工作委員會）要向部門行文，一般不能以辦公室名義印發，要印發食品安全方面的文件，應以「食安委」的文頭印發；要印發災區衛生防疫方面的文件，應以愛國衛生運動委員會的文頭印發，不要以「愛衛辦」的文頭印發；四是部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關行文，要與相應部門商洽工作，必須以函的形式，要安排內設機構的專案工作須以主管機關文件行文。
3、處理數字和數值範圍規範表述的技巧。 1.百分數與分數應用阿拉伯數字表述：如20%不應寫成漢字表述的“百分之二十”，“3/4”不能寫成漢字的“四分之三”。 2.數值範圍表述：數值範圍就是百分之幾到百分之幾的數值比較，百分比不能大於1，只能小於或等於1。如表述“3%-8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3後的百分號；用分數和整數表述數字範圍，也同理不能省略第一個數字後面的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。表述時間時段，一般不要表述為去年、今年、明年等，應表述出具體的年份，如2019年、2020年、2021年。
4.處理規範用字用詞的技巧。在公文寫作中，有許多字、詞被混用，造成不統一、不規範的問題，要加強甄別和規範。如截止（到現在告一段落）和截至（事情還在繼續發展）這兩個字的使用；在表述「其它」、「通訊」時，應為「其他」、「通」1949年10月以來的時段，不能用“建國以來”，應為“新中國成立以來”；制定與製訂的準確使用，制訂是突出擬訂、草擬、創制，對像多為方案、計劃等，注重的是過程，制定突出確定下來、正式實施，多指路線、方針政策、法令、規章等，它注重的是結果；做出與作出，前為口語，強調具體的事，後者多為書面語；急待和亟待，前者是指時間上的緊迫性，後者表示意義上的緊迫性，顯示問題已經嚴重到極點。規範表達是一個長期學習和累積的過程，要在工作中時時地加以留心和總結。
5、處理重要緊急公文的技巧。如何界定重要公文：凡上級機關（黨中央、國務院、省委、省政府、市委、市政府及其部門）來文中標註“特級”、“急件”字樣和涉及重大事項的公文，各級領導的批示件，各級各部門上報的重大突發事件的請示件，都界定為重要公文，根據緊急程度，規定辦結時間辦理。分類：依緊急程度分為特急件、急件和普通件三類，特急件要在24小時內辦理完畢（如特急電報），急件在３日內辦理，普通件在其要求的時間內辦理完畢。
四、公文寫作的「硬功」培養
下面我們講講公文寫作的“硬功夫”的培養。一、公文寫作的「硬功」培養，我們談幾個細節問題。
1、確定公文寫作標題的功夫，有了前面的“台階”，有了前面的技巧，還要加細節，細節是點睛之筆，能產生精妙性，一、確定公文寫作標題的功夫，標題實際上就是公文的題眼，是觀點及公文邏輯結構的集中體現。依層次大小劃分，標題可劃分為大標題、小標題，一級標題、次要標題等。標題的確立應根據公文的中心思想和層次要求具體確立，一篇文章的標題與標題之間應層次分明、邏輯嚴謹、相互照應。
2、凝練公文核心觀點的功夫。好公文的關鍵是要有新意和創意，按部就班，對著葫蘆畫瓢，體現不出個人的觀點，是寫不出好的公文。所以公文寫作者平時必須透過經常學習黨政的理論和相關的專業知識，深刻領會上級的政策，經常調查研究了解當地的實際，多上下結合深入思考來提升自己的“悟性”，身在外而心在內，雖不是領導，但從領導的角度來思考問題。
3、公文寫作資料、圖表應用的功夫。在公文寫作中，數據的應用是一種普遍性、經常性的事情，它是事物的量化，發揮著重要作用：數據、圖表的作用決定了其來源、取捨、必須堅持一定的標準，注意以下幾點：一是來源的權威性，一般來講，數據應以統計局為主，其中稅收數據以國稅、地稅的為主，沒有統計局的，有部門的、鄉鎮的數據以部門的為主。個人拿不準的，要和領導集體商量定奪。二是數據應用要統一。不同材料裡面，如黨委、政府的材料資料要一致。同一材料不能出現前後矛盾、不一致。三是數據分析要科學。特別是在沒有權威資料可以參考的情況下，必須經過科學的分析才能應用，單一資料的應用加減不能超過和、差的資料。四是圖表的應用一定要規範，經過專業人員驗證其正確性，方可使用。
4、資料、語言取捨的功夫。對於初稿，一定要進行修改，經過縝密的思考，公文的性質進行語言錘鍊看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪些表達方式更為精妙符合領導語言風格。對引用的材料，關鍵在於把握一點。拿來主義以「有用」為原則，吸收其精華，去除其糟粕。簡單的引用，無疑是一件單色衣服上補上了一塊花補丁，補丁雖好，但影響了整體的和諧。所以，對借鏡的材料一定要認真改造，不是不可以引用，不是不可以藉用，但是一定要消化吸收，一定要把它改得符合主題的要求。根據公文主旨和文章的邏輯結構，對引用的語言和材料進行再加工，與實際情況結合起來，與公文的整體邏輯結構、語言、語氣統一起來，做到天衣無縫、錦上添花。
5、適應「無紙化「公文的寫作的功夫，這就是電子化、資訊化電子化公文。這方面需要認真地提高，運用電腦運用電腦的處理公文的能力，這個基本功是要專門地學、深入地研究、仔細地思考，它是一種新的東西，它對傳統的公文是一種可以說是革命性的工具，因為它的規章、歸法、它的流轉方式、它的程序、它的流程會更加科學、更加合理、更加嚴謹、更加地能夠記下所有的流程，因為這種新的方式在公文寫作中要下很大的功夫。
回顧我們上半部講了這麼幾個部分。我們講了公文的基本情況、公文的寫作屬性、公文基本功和一般技巧、公文寫作的五個「台階」以及公文處理的技巧，包括公文硬功夫的培養以及表達的藝術。
現在我們稍做回憶的話，實際上對這種公務文書的了解我們就初步形成了，它就是行政機關、企事業單位、人民團體在行使管理職能過程中形成的具有法律效益和規範格式的文件。法律的效力、規範的格式是一個要點，它是依法行政和行政公務活動的重要工具。它是傳達黨和國家方針政策、發布行政法規規章的重要手段和措施。因此，我們必須認真地熟悉掌握公文的一般屬性和它的基本功，和它的一般技巧。
寫公文的基本功，我們回顧一下就是這麼幾個要點，一是明確行文的目的、確立行文的主旨、吃透領導的意圖和實際工作相結合，這樣好的公文就有了針對性和實用性。
還是小平的話：拿起筆桿子寫的時候這是經過思考、提煉的就是你的思想比較周密了。你能吃得苦，你能鑽得進去、靜下心來，你好的公文就有了思想的力量，邏輯的力量，語言的力量和情感的力量。
而看、記、思、精、磨，多看、強記、勤思、精練、硬磨就是我們最主要的基本功。我有隻有在邊學習、邊思考、邊寫作的過程中，才能不斷地提升我們公文的寫作水準。寫了好公文，做好了謀篇佈局、架構合理、集思廣益、反覆修改，就能形成一篇好的公文。
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