隨著房地產行業的下行，導致建築企業面臨三角債的問題，下游分包商起訴工程款的問題較多，在起訴時根據分包結算單中的手續，確定分包結算價款。分包價款的確定，涉及專案人員簽字手續是否有效的問題。
從分包結算資料入手，首先資料的合規性出發，結算資料是否有雙方簽字確認或雙方蓋章確認。其次從簽字人是否為授權人的角度來看合規性問題。
法院在受理分包起訴案件時，許多案件僅有專案部人員簽字，即認可分包結算金額。其法律依據主要為《民法典》中第一百六十三條、第一百六十七條、第一百七十一條、第一百七十二條關於代理權的規定。如由分包合約中約定的現場負責人（專案經理）簽字或專案部其他員工簽字（合約中未約定人員），這其中也涉及到表現代理的問題，只要有其他的文件有該人簽字手續，即佐證該員工為該單位員工，具備職務代理行為。例如製程分包付款手續等資料。
專案部員工可能有收受商業賄賂，且人員已經離職的情況，針對此問題導致企業在訴訟案件時，實際結算金額小於書面結算手續中的金額，導致企業的利益受損。
如證明員工收受賄賂，根據《民法典》第一百五十四條的規定，結算文件無效。
針對如何規避員工在分包結算簽字手續中問題，以下幾種建議：
1、在分包合約中明確員工的授權事項，並確認排除合約修改變更、重大材料設備採購、對外提供擔保及其他投融資等事項，以授權委託書的形式體現，該頁由分包商進行蓋章，進行簽認手續；
因專案工期較長，期間涉及到人員更換的，應及時通知對方，公司出具書面的授權委託書，以合約約定的通知方式送達。為了減少送達爭議，建議在合約中約定電子郵箱，直接透過電子郵件信箱的方式進行送達；
2、施工單位內部分包結算手續問題，其中一項為分包商結算承諾書，約定分包商承諾的結算金額、對索賠等權力放棄性條款、約定甲方結算金額由甲方XX部門審核為準。
3、根據《民法典》四百五十一條的規定。在分包合約中約定分包結算資料應由授權人簽字並加蓋企業公章後生效。企業在過程中加強印章的管控流程，避免出現夾帶蓋章的行為出現。
4、施工單位加強對專案人員的訓練工作，針對分包結算簽字手續等敏感問題進行交底，減少因員工本身不注重手續問題，在對應的結算文件上簽字，導致企業有重大的風險。
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