黨政機關公文一般包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等20項要素。 《黨政機關公文格式》國家標準將公文版心內的格式要素劃分為版頭、主體和版記三部分。本文主要介紹版頭格式。
公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，約佔全頁的1/3。上報的公文，版頭約佔1/2，上端留空較多，為的是便於上級機關領導人簽批意見。版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人等要素，在發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線將版頭與主體分隔開來。
(1)份號
為了便於對保密公文進行登記、查詢和歸檔，須將印製若干份的同一公文依次編號，叫作份數序號，簡稱份號。 《黨政機關公文處理工作條例》規定，涉密公文應標明份號。份號一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行的位置。
(2)密級和保密期限
《黨政機關公文處理工作條例》規定，涉密公文應根據涉密程度分別標註“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
級一般頂格編排在版心左上角第二行的位置，保密期限標註於密級之後，其間用黑色體五角星隔開，如“機密★1年”。密級和保密期限一般使用3號黑體字。
(3)緊急程度
《黨政機關公文處理工作條例》規定，需緊急送達和辦理的公文，應註明緊急程度。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”和“加急”，緊急電報應當分別標註“特提”“特急”“加急”“平急”。
緊急程度應頂格編排在版心左上角，如需同時標註份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
(4)發文機關標誌
由發文機關全稱或者規範化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。
有幾種特定公文，標誌略有不同:信函只標發文機關全稱或規範化簡稱，命令(令)為發文機關全稱加“命令”或“令”，紀要標誌由“xxxx紀要”組成。
發文機關標誌居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。
聯合行文時，如需同時標註聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字，應當置於發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為准上下居中排布。
(5)發文字號
發文字號又稱文號，是製發機關按順序編列的公文代號，主要作用是便於統計、查詢和引用。發文字號由機關代字、年份、發文順序號三部分組成。如“京政[2013]14號”，“京政”是北京市人民政府的機關代字，[2013]”是年份14號”是發文順序號
除標註簽發人的情況外，通常文號應編排在發文機關標誌下空二行位置，居中排布。上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。聯合行文時，只標明主辦機關的發文字號。
編制發文字號應注意以下幾點:一是機關代字要規範，盡量選用能反映職能特徵且與本地區其他機關不相重複的代字，長期固定使用，字數不宜過多;二是機關代字、年份、序號三者順序不可隨意更換;三是年份不能省寫，六角括號不要寫成圓括號或中括號，年份、序號應使用阿拉伯數字，序號不編虛位(如1不編為001)，不加“第”字。如“(2012]經46號”x教成廣字(12)第055號都與上述規範要求不相符合。
(6)簽發人
簽發人是指審閱核准並簽發公文的機關負責人。 《黨政機關公文處理工作條例》規定，上行文應當標註簽發人的姓名。在上行文中註明簽發人，是為了督促各級領導嚴肅地履行職責，確保公文質量，同時也為直接聯繫工作，迅速有效地詢答問題提供方便。
標註方法是由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標誌下空二行位置。 “簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。為使文面顯得對稱，發文字號應移至紅色反線左上相應位置(前空一字)。
如果是聯合發文，需標註多個會簽人姓名，應將主辦機關簽發人置於最上，再按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊最後一個會簽人姓名與發文字縣對齊。
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