領導說他眼神差,叫把Word文檔字體加大點,而且要美觀。 OK? OK!
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工作中,當把苦心排版好的Word文檔打印後拿給領導看時,沒想到領導卻說:我年紀大了,眼神差,小張啊,麻煩你把文字加大點,重新再打一份,而且還是要這麼好看。 OK不?雖然心頭一萬個不樂意,但還是硬著頭皮說:OK!當然OK!那麼,該怎麼辦?好不容易排版好,難道要重新排版嗎?當然不需要,這時候,就需要巧用【文檔網格】這個大殺器。
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本文的操作是在Word 2016版本中進行的,其他版本操作起來大同小異。
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先看看經過苦心排版好的Word文檔,雖然說不上美觀,但至少工整。
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但是,不得不改。首先,肯定是把正文的字體加大,選中文字,直接修改字號,或者在【正文樣式】中修改字號,一般三號就可以了,領導再怎麼眼神不好,應該也能看清。三號字也是機關公文中要求的字號,應該適合絕大多數人的眼神【鄭重說明:由於失誤,原文發表時此處寫成了小三號,在此致歉並予以更正】 。但是,行距最好設置為【段前】0行、【段後】0行、【行距】為單倍行距。
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但是,由於只是把文字字號放大了,所以原來的美觀排版也會被打亂,比如行距變得很窄、文字間顯得很擠。這時,就需要使用到【文檔網格】。首先,在【視圖】中勾選【網格線】,把網格線顯示出來。放心,文檔網格線只會在電腦上顯示,不會打印出來。
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點擊【佈局】—【頁面設置】,打開【頁面設置】窗口,切換到【文檔網格】選項卡。
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在【文檔網格】設置項中,點選【指定行和字符網格】,在【字符數】中減小【每行】的字符數,減小【每頁】的行數。這樣做的目的是,將文檔每一行的字數減少,將整個頁面的行數減少,從而增大了文字間的間隙,增大了頁面中每一行間的行距。每一頁的行數,其實也是機關公文中對公文文檔的要求(後續將發布關於機關公文標準格式文檔製作和排版的文章,敬請關注)。
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這樣設置完成後,回到正文,再看整體效果,是不是文字變稀鬆了?而且網格線規整地分佈在整個頁面中,佔滿整個頁面,整體上版式不會變亂。這樣,再配合字號增大,領導看起來就更加輕鬆了。不過,每一頁設置多少個字合適、每一頁設置多少行合適並沒有具體的數值,因為和字體、字號、頁面紙張大小、頁邊距、頁眉頁腳邊距等因素有關,需要多次更改嘗試,才能得到理想的效果。怎麼樣?簡單的幾步操作,就得到了同樣美觀工整的大字號文檔。
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本文技巧的要點在於多次修改調整每一行的字數和每一頁的行數,使得網格線規整地分佈於整頁,從而得到最佳的效果。
謝謝閱讀。
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