公文作為機關單位傳達政令政策、處理公務的重要工具，具有嚴肅性、規範性的特點，公文制發規範與否、質量高低與否嚴重影響事務處理的正確性和效率性。經多方了解目前基層公文制發仍存在許多問題。
一是公文制發不嚴謹，細枝末節總有錯。 發文單位在公文制發過程中一些本不應犯的錯卻時常發生，大到行文規則不符規定、發文字號不正確、公文格式不規範；小到隨意使用標點符號、頁碼標註有誤、缺字漏字頻出等。導致因錯退文增多，公文的嚴肅性和規範性受到嚴重影響。這背後暴露出公文制發者的基本功不紮實，理論知識儲備不足，以及領導的管理缺位、審核不嚴等問題。
二是發文內容不具體，工作落實成效低。 有的單位發文內容冗長、語句表達含糊其辭、責任分工不明確。照搬照抄上級文件脫離具體工作實際，收文單位苦不堪言，只得一個電話接一個電話確認，一問一答表面上浪費了時間和人力，更影響的是工作的落實和單位的對外形象及口碑。這反映出發文單位對公文撰寫的不重視。領導沒有做好要求、引導也未盡審核把關之責。撰寫員缺乏責任感和對工作的主動思考，理論知識未及時更新，公文撰寫能力有待提高。
三是管理不符合規範，規章制度成擺設。 雖然各單位都擬定了公文制發相關規定或辦法，但是實際操作過程中卻因辦公室工作繁多、瑣碎，公文制發的程序並非每一環節都按照規定（辦法）進行。有時本該主要領導簽發的文件，直接經分管領導簽字就發文，甚至有時只要經過主要領導審核口頭通過的文稿就直接發文，未製作發文處理箋也未經簽發人簽字，最後追溯簽發人時，無跡可尋不利於責任落實和公文管理，公文制發的相關規章制度也並未發揮實效。
針對以上問題，建議從以下幾個方面進行整改解決：一要提高認識，加強管理。 單位領導要重視公文制發工作，在管理上要“眼裡容不得沙子”，工作過程中加強公文制發前的審核把關，以及製發後的定期檢查，建立嚴謹的工作作風。公文制發員要擺正態度，將公文寫作看做一種能力的體現，主動結合工作實際思考，實事求是、謹慎、認真制發公文。 二要嚴守規定，規範處理。 根據工作實際建立健全公文制發相關規定並嚴格遵守執行，對易出錯的環節和細節要加以重視，嚴肅對待，認真改正。公文制發員一定要熟知規定的內容，熟練掌握流程，努力確保公文制發不出錯。 三要加強培訓，提高本領。 單位要組織相關培訓，發揮老帶新傳幫帶的作用，將年輕人“扶上馬，送一程”。同時也要選派公文制發員積極參加“兩辦”的跟班學習，“兩辦”也可多舉辦公文寫作培訓，為公文制發員提供更多學習機會。公文制發員要珍惜學習機會，將辦文基本功學紮實、學透徹，平時也應多看、多讀、多寫，拓寬知識面、更新理論知識庫。還應多開展調研，培養理論聯繫實際的能力，努力成為公文處理的行家里手。
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