【問題提出背景】
知識產權是企業永恆繞不開的話題，滲透至企業的方方面面。即便某些類型的企業日常經營活動看似與知識產權無關，但實則已經有一把“知識產權利劍”早已懸掛在企業頭頂，隨時可以落下。本文從企業最易忽視但最常使用、同樣也是知識產權權利人最常主動出擊維權的字體使用合規、圖片使用合規以及辦公軟件使用合規方面略作分析，供企業在建設合規體系及侵權應對時予以參考。
【涉案現狀簡述】
有網友調侃，搞自媒體的如果沒有收到視覺中國的侵權函，說明做的不夠大;搞設計的沒有收到方正字體的侵權函，也說明影響力不夠；雖然是一句調侃語，但很好的印證了在各行各業日常運營中，凡是需要用到圖片或特殊字體或辦公軟件時，需要越來越注意知識產權的合規。從實際數據上看：
一、對於字體侵權，以方正字庫為例，用天眼查軟件搜索北京北大方正電子有限公司並打開後，在風險信息一欄可清晰看到有開庭公告200餘例，有法律訴訟460餘例。隨機打開任一批案件，顯示均為著作權侵權糾紛，而法律文書內容也顯示為侵犯字體作品的複制權及或發行權，要求擅自使用字體作品的企業承擔停止侵權並賠償經濟損失之責任。
二、對於圖片侵權，以視覺中國為例，用天眼查軟件搜索視覺中國文化發展股份有限公司並打開後，在風險信息一欄可清晰看到有開庭公告17餘例，有法律訴訟160餘例。隨機打開任一批案件，顯示均為著作權侵權糾紛，而法律文書內容也顯示為侵犯圖片作品的信息網絡傳播權或複制權，要求擅自使用圖片的企業承擔停止侵權並賠償經濟損失之責任。
三、對於辦公軟件侵權，以微軟、奧多比公司為例，相信很多公司都收到過微軟、奧多比等軟件公司的律師函或法務部發出的侵權函；其中，對於已經購買過正版軟件的公司，他們會在函件中稱公司所實際使用的軟件數量與所購買的數量不相符，要求公司使用的軟件正版化；而對於未購買過正版軟件但實際確實在使用該類軟件的公司，他們會在函件中表明已監測到公司正在非法使用他們的辦公軟件，希望公司盡快與他們聯繫處理。否則公司將會受到相關行政部門的處罰或將被訴諸法律追究侵權責任。
其中，對於方正字體侵權及視覺中國圖片侵權涉案數量，以上可查驗的數據大多是企業收到著作權人律師函或侵權函後，未能達成和解而被訴諸於法院的案例；實際上，可能存在更多因雙方私下達成和解而未被公之於眾的案件。對於辦公軟件侵權案件，凡是被大量使用的辦公軟件，軟件權利人必定是有一定實力的大公司，故通常情況下，該類軟件權利人基於多種考量，一般會把維權目標定位於購買能力較強的中大型企業，大多數企業在收到軟件所有人的律師函或侵權函後，為減少影響會主動尋求和解。但近年來，在中大型公司逐步實現辦公軟件使用正版化、合規劃後，軟件權利人為繼續開拓市場，“以打促銷”，逐步把目光盯向了中小型企業，越來越多的中小型企業開始收到各類辦公軟件權利人法務部的侵權函件，要求使用其正版軟件，否則將承擔侵權等責任。
【使用合規及侵權應對】
一、關於使用合規，即在企業商業運營中使用任何字體、圖片或辦公軟件時，應提前核實該使用字體、圖片或辦公軟件是否屬於可免費使用範疇（如權利人聲明可免費使用的或已超過法律層面的權利保護期限的或屬於法律層面規定的合理使用範圍的）；若必須使用的字體、圖片或辦公軟件不在前述三種可免費使用的範圍內，則需要在使用前提前取得知識產權權利人的合法授權。
具體操作方面，建議企業從設立之初，即在製度層面建立合規體系，在合規體系中的知識產權合規中，明確在使用外部第三方知識產權時應符合相應流程，如規定員工不得私自從網絡上隨意下載字體、圖片或辦公軟件直接用於商業運營使用；在必須使用時，提前與法務部或外聘顧問律師溝通是否可直接使用或如何使用；在與知識產權權利人簽署使用授權時，結合使用範圍、數量、時間以及參考此前知識產權權利人授權給他方時的授權費用或公開場合獲得的該類知識產權侵權案件賠償款等因素，與知識產權權利人商定合理的使用費用等。
二、關於侵權應對，即企業在收到知識產權權利人的律師函或侵權函後如何處理，這里區分為兩種情況：
1、若企業被控侵權事件是由企業委託第三方設計/製作的，則第一時間調取委託設計/或製作協議等資料，查驗協議中是否約定有知識產權相應條款，如是否約定該第三方在完成受託事項時需要取得知識產權權利人授權、不得侵犯任何第三方任何權利等條款；如有此類約定，則可要求該第三方予以處理相關侵權事宜。最常見的委託設計/製作項目包括企業網站、產品包裝、廣告/海報等宣傳資料。
2、若企業被控侵權事件是由企業自行使用而產生的，則需要企業自行處理；處理可分為以下幾個步驟：
（1）收到律師函或侵權等函件後，首先核查函件中所述事實是否真實存在（如是否存在侵權、侵權數量是否與事實相符等），如果不存在或不相符，則要么是真實知識產權權利人單純為進行批量化商業維權而群發函件，進行“釣魚”；要么則是遇到了詐騙----目前，已有多起打著知識產權權利人旗號進行維權詐騙的案件發生。故，此種情況下，企業需要進一步核實發函人資質，要求發函人提供企業營業執照等證件、提供律師事務所及發函律師執照等證件、提供其是所控知識產權合法權利人且該知識產權仍處於法定有效期的證明、以及提供侵權獲取方式及侵權事實等證據，即要求發函人自證其為合法真實的知識產權權利人或合法代理人，自證其真實合法的掌握了企業侵犯其在法定有效期內的知識產權的證據。
（2）若經過核實，知識產權權利人合法真實且該知識產權仍處於法定有效期，同時侵權事實也是真實存在的，則企業需要立即刪除或替換侵權行為。刪除或替換的法律意義在於，一是若知識產權權利人未合法的固定證據（如僅截圖而未公證或未通過法院認可的時間戳等軟件固定證據），刪除或替換後，則會給知識產權權利人造成取證困擾，一旦其證據不被法院認可，則企業可不承擔侵權責任；二是企業主動刪除或替換侵權行為，屬於法律上的主動停止侵權行為，在案件處理過程中可博取態度分，一定程度上有利於減輕所承擔的責任。
（3）該類案件知識產權權利人之所以選擇事先發送律師函或侵權函的方式處理，說明知識產權權利人更期望採取效率更高的和解方式結案，故在和解過程中談判是必經程序。在談判過程中，企業應尤其註意以下幾方面：
一是無論電話溝通或是郵件/書面回复，均不可自己承認侵權事實存在，尤其對於辦公軟件侵權案件，知識產權權利人未必掌握了全部侵權事實（如侵權數量等），故需謹言慎行，否則一旦給對方留下自認證據（如被對方錄音或獲得企業提供的書面自認事實等），會造成企業被動局面；
二是不可輕易接受知識產權權利人到企業辦公場所談判，不可讓知識產權權利人接觸任何辦公電腦及資料，不可讓知識產權權利人在辦公現場拍照或錄音等；
三是侵權證據已被固定且確定已構成侵權的，涉及到賠償金額或購買正版授權費用時，要注意談判策略，窮盡一切方法盡量以更低的合理價格解決；這裡需要重點說明的是，一般權利人在要求賠償金額時均會給出一個較高的金額，但實際上法院判決的最終金額大部分都會比權利人訴請金額低很多，如涉及到圖片侵權時，權利人可能會要求一張圖片賠償1-2000元人民幣，但實際上法院最終可能只會判賠300-800元，故企業需要掌握到該類權利人同類判決情況，做到知己知彼；同時，若企業此後因業務需要，還會多次用到該權利人的相關知識產權時，可採取直接以獲得後續正版使用權的方式，與權利人簽訂一個較長期或永久的使用協議，以長久合作為由（實際上這種方式是權利人最想達到的效果），在簽署正版使用協議時，約定僅支付該協議約定的優惠正版使用費，並且免除協議簽署前的一切侵權賠償事宜。其中，若企業有行業協會或類似商會這樣的聯動組織的，可以協會或組織或聯合多家同類企業與權利人簽署一攬子框架許可/採購合作協議，協會或商會內成員或多家同類企業分攤知識產權使用/採購許可費，如此一來可減輕單個企業獲取授權的成本。
（4）若企業與權利人溝通不暢直接進入訴訟程序，則企業最好聘請專業的知識產權律師介入，由專業律師更深入的從原告的適格性、證據的合法性/真實性/關聯性、所涉知識產權是否存在權利瑕疵、企業是否屬於法定合理使用、原告主張的賠償金額是否適當等法律層面進行細緻分析後進行抗辯，以期追求最好的處理結果。
【合規小結】
“凡事預則立，不預則廢。”對於企業來說，特別是對於創業企業或個人自媒體/工作室而言，應有積極的法律意識，既要重視事後救濟，也要形成良好的知識產權合規體系，重視事前保護。本文探討的字體、圖片及辦公軟件合規僅僅是企業知識產權合規體系中最簡單的一部分，是最容易“破財消災”即可解決的部分，但除此之外，更加繁瑣及致命的大型商標/專利等企業知產合規劫，稍不注意即可演變為企業的生死劫。故，建議企業、特別是初創型企業應未雨綢繆，與專業合規法律人士一起構建企業的知識產權防火牆，確保企業可健康平穩發展。
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