摘 要：城建档案馆建立以地理信息系统GIS为依托，结合档案分类分级的管理模式，是传统管理模式的一个飞跃，也是未来城建档案管理的发展趋势，从而使城建档案事业进入全新领域.。
关键词：地理信息系统；城建档案；应用；
Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中图分类号：TU74文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
地理信息系统从50年代开始提出概念到现在，不断得到发展和完善，并广泛得到应用。日益发展起来的城市信息系统作为地理信息系统的一个重要部分，已被视为现代城市建设管理的一项重要指标。80年代，城市地理信息系统开始在我国“登陆”，其影响和作用不断扩大。现在，我国有十几个城市已建立具有一定规模的城市地理信息系统。各个城市建立起来的城市地理信息系统在规模上可能有一定差异，但是，基本上都是以城市基础信息数据库为核心，以服务于建设各行各业为目的而进行开发建立的。
(图一) 一个完善的城市地理信息系统
一个完善的城市地理信息系统包含的功能内容大致可以用(图一)进行说明。
城建档案馆作为城市建设档案资料的中心，从(图一)可以看出，它是城市地理信息系统的一个重要的数据源。城市地理信息系统可以在城建档案管理中充分得到运用发展，并可以把城建档案管理带入全新领域。虽然目前国内充分利用城市地理信息系统来管理城建档案基本上还是一块空白，但地理信息系统在城建档案管理中的广泛应用已是一种势不可挡的潮流，是大势所趋。而且，与现在大多采用的档案管理系统相比，具有极大优越性，在许多方面是一般档案管理系统不可能做到的。
城建档案馆现在对城建档案的管理是按档案三级分类进行的，微机自动化档案查询检索管理系统也是基于档案分类分级管理方法而开发设计的。城建档案的分类分级管理方法，确实使城建档案进入了科学有序的管理阶段，应该说是一个较好的管理方法。然而，城建档案不同于文书档案，也不同于图书资料，它具有自己的特点，笔者在长期的档案管理过程中，发现档案的分类分级管理及微机自动化检索查询在管理、操作上有一定难度。地理信息系统应用于城建档案管理不仅对传统管理方法是一个有益补充，而且可以把城建档案事业建设引向一个全新领域。
城建档案按门类划分为十八个大类，一百多个属类。但是，如果对城建档案按性质划分，大体可以分为三方面：
①城市基础信息的档案资料(如规划、地形勘测、道路管线等)；
②城市建设业务管理档案资料；
③工程性质档案资料(含声像)。
对于城市基础信息方面的档案资料的管理，由于城市地理信息系统具有强大的图形功能，不仅能建立图形数据库，而且能建立图形要素的拓扑关系，具有较强的多层次空间叠置分析统计功能，既可以保持对城市历史基础信息资料的查询、统计、分析功能，又可以保持城市基础信息资料的现时性，实现城市信息资料的动态管理，及时、准确、方便、可靠地提供利用，是一般档案管理软件系统无法实现的。
对于城市建设业务管理方面的档案资料，由于其直接形成于城市建设的各个部门，有一定的时间顺序，条目清楚，只需建立一个相应的数据库(最好在地理信息系统的支持下)，就可以方便地对有关资料进行管理查询。
城建档案材料中量最多、最复杂的就是工程档案。现在城建档案馆对工程档案按门类进行划分，利用微机，基本上能够完成档案的科学有序、自动化迅速检索的管理过程。就这一点而言，由于地理信息系统强调侧重的是图形属性，似乎与工程档案的管理沾不上边。可是，现在档案目录分类分级的管理方法及微机自动化检索管理方法在操作上有时不好把握，而利用地理信息系统恰恰可以弥补这一方面的不足。
城建档案传统管理方法在管理操作过程中不好把握之处，体现在以下几方面：
一、城建档案按大类、属类、小类进行划分，有时在大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间不好把握与操作，处于模棱两可，不知所措的境地。
二、城建档案按门类进行管理，库房里大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间都需要预留空间，既浪费库房、空调，同时还不可避免地要经常发生倒柜现象，增大工作量。
三、更为严重的是，微机自动化检索问题。微机自动化管理检索就是要达到方便、快速、准确、可靠的效果，必须注意避免微机检索出现阴差阳错、张冠李戴.及“死”档现象。然而，基于使用分类分级管理方法而开发的管理数据库软件，往往不可避免地出现这种现象。
常规工程档案的检索方法大体分为以下几种：分类号检索法、时间检索法、地点检索法、名称检索法(工程名称、单位名称)等。分类号检索法，要求分类正确而不含糊；时间检索法，要求能提供确切的时间，然而随着时间的推移，经办人员的调离，不可能知道得很确切；地点检索法，由于地点范围广而含糊，也不好操作把握。上述提到的检索方法，都只是缩小到一定的检索范围，还不能快速、准确、唯一地查询到所需要的档案，都必须再利用名称检索法。
工程从报建到竣工以及管理过程中，工程名称有其重要的意义，然而，由于工程名称的更改、笼统、不规范等原因，就给档案管理、微机自动化检索造成困难和麻烦。其表现在：·
①工程名称更改问题
工程从报建到竣工及其管理过程中，历经时间长，由于一些客观需要，名称说法会有所变化，若建设管理单位没有及时作出有关说明，势必给档案管理造成混乱。尤其是小区建设中，一期商品房的幢号到二期建设，常有随便更改现象。
②工程名称的含糊、笼统、重复问题
例如：xx单位住宅楼、办公楼、综合楼，xx学校的教学楼、综合楼，甚至出现xx房地产开发公司商品房、安置房等工程名称，这些工程名称随着时间的推移，就会出现重复、混乱现象。
③单位名称问题
单位名称也是五花八门，全称与简称、机构的调整增减、归口隶属关系的变化、名称的更改等，都给档案管理检索带来困难。单位名称编码，虽可靠准确，但不直接。
④名称写法输入的规范性问题
一个单位全称榆入与简称输入，一个工程全称输入与简称输入，按人的判断逻辑，是完全可以认可的，但是微机却不可能作出同样的判断。因此，档案就有可能变成“死”档案。
工程档案名目混乱与档案现代化管理检索方便、快速、准确、可靠的要求已不相适应，因此，传统的管理方法在一定的程度上受到了挑战。针对这些问题，建议采用地理信息系统管理工程档案。工程项目大到一个广场、一条(一段)道路，小到一座建筑物、桥梁、雕塑，都有其相应的明显的地理位置，不论其名称说法如何变化，地理位置却是唯一的。因此，利用地理信息系统强大的图形功能，对工程项目的地形位置进行存贮管理，建立地形位置与工程档案目录管理的对应检索关系，是利用城市地理信息系统查询检索新锋楼工程档案的过程。
综上所述，不论是城市基础信息资料，还是工程档案及业务管理等各种档案，都可以很好地利用城市地理信息系统进行管理，与一般档案管理软件相比，地理信息系统有其独特的优点。
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