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行政人日常文件排版要点

拟写各类文件,是行政人常态化工作的标志。


会写是一方面;

有排版,懂审美也是一方面。


今天来说一说文件排版要点,只需四部分操作,可让文件焕然一新。


“段落”调整


主要对文件“特殊格式”设置首行缩进,“行距”设置为1.5倍行距。


“字体”调整


一般性文件,对字体的使用是没有要求的,不过综主还是建议广大办公室从业人员,正文设置为:仿宋,三号,标题设置:为方正小标宋,二号;


这是公文要求使用的字体,养成字体使用的好习惯,无论应对任何关于“字体”问题的文件,不会出现差错。


层次调整

编撰文字性资料,一般是先搭建框架,罗列结构,然后再填充正文内容,框架的搭建层次(括号内未层次使用的字体字号)如下:


第一层:一、(黑体,三号,单倍行距)

第二层:(一)(楷体,三号,单倍行距)


第三层:1. (仿宋,三号,28磅行距)

第四层:(1)(仿宋,三号,28磅行距),日常性文件一般用不到该层次;


以上设置即是我们所说的一级标题、二级标题、三级标题及四级标题,标题设置好之后,可自动生成文档目录。


页边距调整


页边距非必调项,对一般性质的文件,可以采用默认即可。

在重要正式文件中,需要版面设置:
上 37mm 下35mm

左 28mm 右26mm


页码调整

对于多页文件,一般需要插入页码,使用word 添加页码功能即可。

不过对于公司签署的重要合同类文件,一般会增加“第 页,共X页”这类字眼。具体操作是:插入页码后,在页码处手动增加这几个字即可。


关于页码,如首页不同,目录页和正文页页码格式不同等等,这类问题,我们会随后再详细展开说。


以上。

祝好。
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