一个清晰的会议必须配有有效的会议日程表。没有日程表的会议往往冗长且低效。而完善且灵活的日程表则能加强条理性与重点，让会议在最短的时间内达成目标。你可以参考模板或自拟，详见下文。
开始编写日程
1.1 确定标题。
不论是优雅的文学作品还是平淡的表格，都离不开标题，会议日程也一样。标题应传达两点信息：这是一个会议日程；会议的主题是什么。在文档的最上方写上标题。商务用途的标题应当简洁明了，不需华丽辞藻或复杂用词。
- 避免使用过于花哨或太大的字体。一般情况下，英文可选择最标准的Times New Roman或Calibri，而中文可选用雅黑、宋体等默认字体。标题字号与正文相同或稍大。记住：标题的主要目的是传达会议主题，而非娱乐或分散读者注意力。
1.2 表头包含人员、地点、时间。
标题下方应为表头，具体内容取决于会议的正式程度。表头内容独立于会议主题，包含如参会人员、地点、时间等基本信息。以下是表头可选的内容项目，需要分点列出（可用粗体）：
- 日期和时间。可以合并或分开标注。
- 地点。若有多个地点，需详细写明具体地址；若只有一个地点，只需注明会议室（例如：3号会议厅）。
- 参会人员。通常姓名前不需带职位。特别嘉宾，包括领导、汇报人、特邀嘉宾等。
1.3 简述会议目标。
没有目标的会议是浪费时间。在表头下面空一行，写上“目标”，可以大写或加下划线，然后用冒号或换行符后面接上目标内容，用1-4句话简要描述会议讨论的重点。
- 例如：预算会议的目标可以写成：“目标：列出2014-2015年的主要预算目标，并讨论长期削减开支的方法。研发部主任马尔克斯·费德曼还将会汇报近期的竞争力研究。”
- 你也可以参考以前的会议概要或执行概要。会议目标只需概述讨论重点，无需详细说明。
1.4 撰写日程，列出会议要点。
会议往往会不经意间超过预定时间，而清晰的日程安排有助于控制会议时长。在会议目标下空一行，写上“日程安排”，可以加粗或加下划线，然后列出多个讨论话题。每个条目单独列一行。
- 清楚标注每个条目的预计讨论时间。可以使用“从几点到几点”的格式，也可以使用“持续多少时间”的格式。选择一种格式并统一，保持专业性。
1.5 为特邀嘉宾安排时间。
如果会议有特邀嘉宾，要为他们分配好时间。给每个嘉宾单独列条目，不论其话题有多少。这样，他们可以根据分配时间调整发言内容。
- 最好提前联系嘉宾，询问他们大概需要多少时间发言，以避免会议时间安排问题。
1.6 会议末留出问答时间。
问答时间允许参会者提出疑惑、发表意见，还能对未来会议提出建议。可以在日程表最后注明问答时间，或者口头宣布。
- 若参会者没有问题，可以提前结束会议。提前结束通常会让多数人感到高兴。
1.7 日程中可以但不强制包括讨论主题的提纲。
时间安排是会议日程的核心，用来引导讨论。然而，额外的讨论话题提纲也能提供帮助。它提醒参会者哪些话题是重点，从而加强这些要点的记忆。以下是话题提纲的实例（详情参考如何写提纲这篇文章）：
- 一、重点预算问题
- 1. 员工出差预算
- 2. 代理经销预算争取更好的代理
- 3. 宣传预算
- 二、增加盈利的办法
- 1. 可选服务给客户提供选择；征求反馈
- 2. 移动科技再投资
……依此类推。
1.8 发放会议日程前要检查错误。
有些参会者非常依赖会议日程，所以在发放前需确保日程的准确性与完整性。这不仅是礼貌，还是对参会者的尊重，且能展现你对细节的关注。
- 排查错误也能为你省去后续麻烦，避免丢面子。
使用会议日程模板
2.1 使用文字处理软件自带的模板。
许多文字处理器，如Microsoft Office，Pages，提供各种模板，通常包括会议日程模板。使用模板极大提高了效率。模板不仅整洁且美观，你只需将相关内容填入对应项即可。
- 各文字处理软件稍有不同，通常可以从顶部菜单栏找到模板选项。
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