公文写作的五个“台阶”（步骤与方法）
现在我们介绍公文写作的能力建设中的五个“台阶”与公文处理的五个技巧。第一公文写作的五个“台阶”。实际上五个“台阶”就是从步骤和方法的角度讲讲公文，一、公文的五个“台阶”。公文的拟写步骤与方法大体同一般文章的写作方式差不多，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上的不同，拟写时需要一些特别注意的问题。一般而言有这么五个方面：
“台阶1”：明确发文主旨。任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，稍微解析一下，它包括这么几个方面的内容：
1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要是提出目前情况怎样？存在问题在哪个地方，解决方式、需要协调的事项在哪里；再如请求事项，拟请上级机关答复和解决问题等等。文件的中心内容，分析现状的目的是发现背后的问题，发现了问题要找到解决的办法，需要上级领导怎么协调都要写出来。要请示解决的事项就要让上级机关有什么方式需要解决什么问题。
2、根据文件的内容采取什么样的文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况的简报；是针对下级的来文所反映的问题，写一个指示或复函，还是带一些规性的通知等都要把文种先定清楚，就选文种，中心不明确文种选了也没用，但是光有中心内容文种错了也不行。
3、要明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导和有关部门人员阅读，还是向全体人员传达都是不一样的。因此发送的范围要非常的清晰而具体，阅读的对象也是要明确的。
明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、还是研究参考、还是征求意见呢。坚决地贯彻，研究参考、征求意见强度不同，要求的层次不同，在拟公文的时候要使人非常清晰地了解发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。心中无数不，这个“台阶”上不去，文章没办法起草，所以这是公文写作的第一个“台阶”，它包括四个要点。
第二个“台阶”，有了第一个“台阶”以后，第二个“台阶”就显得非常重要了，就是收集有关资料，进行调查研究。
当我们发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题搜集积料进行一些调查研究。当然了，这也要根据具体的情况，并不是每一份公文都要进行这一步工作。例如我们写一份简短的通知、公告，一般来说就不需要专门做搜集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨以后，稍稍地考虑一下就可以提笔写作了。
但是对于问题较为复杂，还要进行具体分析归纳；或者是拟订一篇幅较长的文件，工作的计划、工作总结、起草规章、条例、工作指示等，往往都搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。实际上就是讲的只要知道了情况，掌握一手的资料，才能心中有数、才能写出有实用价值、有意义的东西。
那么怎么拟写公文搜集材料和调查研究呢？一是收集有关书面的的文字材料，过去别人怎么做的，历史上有什么经验一定要收集出来；二是到实际当中搜集材料。例如说，要写本部门的年度工作计划，首先要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进同类企业、政府机关工作的计划，还要研究本部门所面临的形势、中心任务以及上级的要求等等。总之，收集材料和调查研究，它是一个酝酿的过程，酝酿的过程是为了掌握全面的、大量的、现实的和深深的素材，了解问题的各个方面，为下一步的经过分析和思考认识的飞跃提供重要的准备。明确了主旨、精心调查研究这种基本功对公文写作者至关重要。有了上述两条就好象搞建筑的设计一样先有了建筑的材料、心中有了建筑的蓝图还要符合规划的要求，这个时候一位建筑师就要在他的思维当中，他的大脑中对所要建设的蓝图进行一个架构、一个规划。搞出来是什么样的试样有什么特色、有什么风格，要表达什么都是在这个阶段不断地酝酿、提炼、提升。
第三个“台阶”有了第一个第二个坚实的基础之后，第二个“台阶”就是拟出提纲，安排结构。这个就是要画草图、搞设计的时候要有草图、要有一个架构、要有一个基本风格的选择，也就是基本格式的选择，是医院、是别墅、是幼儿园还是一个学校，还是个商店，先要找到它对应的体现功能的形式、格式。
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。而拟写提纲确是一个很重要的构思过程，文件的基本观点的形成就在这个阶段，这个时候可以召集相关的人员进行集体讨论和修改，使这个提纲日趋完善。因此资料全不全、方向明不明是写好提纲的关键。你写提纲的时候主笔人一定要静下心来找到最关键的因素，沉思考，沉思，沉下心来静静地思考里头的来龙去脉，要点、难点、节点，这个时候抓住要点，攻克了难点，就能够把提纲写好，进而实现了初步的观点。
召集有关人员的讨论，积极讨论的意义在于不同的角度、不同的层次上、在不同经验背景和知识背景下，加以丰富和完善、修改和提炼。这里面最重要的提炼在于抛弃那些没用的材料。没用的材料再好、这个材料再形象、再生动，但是在针对性不强的时候也是要放弃掉，为以后所用。这个第三个“台阶”就是提纲日益完善，完善的提纲已经是一个很好的架构，这个骨架的好归日后，为日后重选新的血液、新的材料提供了条件。
“台阶4”：落笔起草、拟写正文。这里有几个简单的要点。第一个观点要鲜明，用材要得当。观点鲜明就是说什么，清晰明白地表达出来，所用的材料支撑它的材料要得当。第二个要点是语句要简练，要交代清楚。
“台阶5”，反复检查，认真修改，这个修改实际上就是一篇好的公文磨出来，这个磨的过程有这么5点，第一个主题的修改。看你主题是否明确，主题的论述是否集中，主题的挖掘是否深刻。明确集中深刻是修改的基本尺度。我记得以前讲过，看一篇文章的好坏，好文章有5个层次，这个层次叫明、新、深、通、化也是一个道理，就是要明白，明白了有新意、有深度，深度体现在主题论述的集中度上，深度在主题挖掘的深刻中体现，但是光有明新深还是不够的，还是需要通，通就是把各种素材融会贯通，划者创新也，就是要形成有创新思想的观点。
所以主题的修改下头就是观点的修改，修改公文要考虑到关键是不是正确，符合不符合党和国家的政策。符合不符合法律合规，考虑的似乎正确、观点的似乎正确，这种正确的观点似乎正确地表达出来。
第三，材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点还要通过适当的材料表达出来。
第四，结构的修改。修改文件的结构，包括文件的整体结构的修正，使全文更加严谨。结构的修整是最大的修整，否则就是一个残缺的公文。
第五关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不符合规范的字及标点符号。所以这个第五个“台阶”看起来是修饰实际上是提炼提升，叫反复检查，认真修改，这五个方面是五把尺子，五根钥匙，观点主题结构材料语言、认真修改是态度，修改的时候一定要静下心来，看看主题对不对，观点清楚不清楚，材料真实、准确、精确不精确，结构是不是有残缺性，语言是不是精炼。
所以有的学者归纳说一篇好的公文是准确性好，主题鲜明、语言生动、文字简练、文风平实、整体庄重，所以准确、鲜明、生动、简练、平实、庄重”12个字道出公文语言的特点，也许可以成为好公文的一种标尺。
（二）公文处理的五个技巧
有了一篇好的公文在它的处理过程中我们把它归纳有这么几个技巧，有5个技巧，叫公文处理的五个技巧：
1、处理联合行文的技巧。它包括这么几个方面：1、行政机关联合行文，这个时候要把主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款的地方写上自己单位的名字并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。2、行政机关与同级相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文的时候，要按照党、政、军、群的顺序排列。3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号格式。4、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。
2、处理部门和内设机构行文的技巧。政府各部门（包括议事协调机构），除以函的形式商洽工作、答复询问之外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：一种是经领导同意，由“两办”发文 ；二是部门自行行文，可以用《通知》等文种，但必须在正文前冠上“经某某政府同意”这句话；三是有关议事工作机构（各种领导组、工作委员会）要向部门行文，一般不能以办公室名义印发，要印发食品安全方面的文件，应以“食安委”的文头印发；要印发灾区卫生防疫方面的文件，应以爱国卫生运动委员会的文头印发，不要以“爱卫办”的文头印发；四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文，要与相应部门商洽工作，必须以函的形式，要安排内设机构的专项工作须以主管部门文件行文。
3、处理数字和数值范围规范表述的技巧。1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述：如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，“3/4”不能写成汉字的“四分之三”。2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%-8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围，也同理不能省略第一个数字后面的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2019年、2020年、2021年。
4、处理规范用字用词的技巧。在公文写作中，有许多字、词被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续发展）这两个字的使用；在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通”1949年10月以来的时段，不能用“建国以来”，应为“新中国成立以来”；制定与制订的准确使用，制订是突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针政策、法令、规章等，它注重的是结果；做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待，前者是指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到极点。规范表达是一个长期学习和积累的过程，要在工作中时时地加以留心和总结。
5、处理重要紧急公文的技巧。如何界定重要公文：凡上级机关（党中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及其部门）来文中标注“特级”、“急件”字样和涉及重大事项的公文，各级领导的批示件，各级各部门上报的重大突发性事件的请示件，都界定为重要公文，根据紧急程度，规定办结时间办理。分类：按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类，特急件要在24小时内办理完毕（如特急电报），急件在３日内办结，普通件在其要求的时间内办理完毕。
四、公文写作的“硬功”培养
下面我们讲讲公文写作的“硬功夫”的培养。一、公文写作的“硬功”培养，我们谈几个细节问题。
1、确定公文写作标题的功夫，有了前面的“台阶”，有了前面的技巧，还要加细节，细节是点睛之笔，能产生精妙性，一、确定公文写作标题的功夫，标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。
2、凝练公文核心观点的功夫。好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点，是写不出好的公文。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政的理论和相关的专业知识，深刻领会上级的政策，经常调查研究了解当地的实际，多上下结合深入思考来提升自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但从领导的角度来思考问题。
3、公文写作中数据、图表应用的功夫。在公文写作中，数据的应用是一种普遍性、经常性的事情，它是事物的量化，发挥着重要作用：数据、图表的作用决定了其来源、取舍、必须坚持一定的标准，注意以下几点：一是来源的权威性，一般来讲，数据应以统计局为主，其中税收数据以国税、地税的为主，没有统计局的，有部门的、乡镇的数据以部门的为主。个人拿不准的，要和领导集体商量定夺。二是数据应用要统一。不同材料里面，如党委、政府的材料数据要一致。同一材料不能出现前后矛盾、不一致。三是数据分析要科学。特别是在没有权威数据可以参照的情况下，必须经过科学的分析才能应用，单个数据的应用加减不能超过和、差的数据。四是图表的应用一定要规范，经过专业人员验证其正确性，方可使用。
4、资料、语言取舍的功夫。对于初稿，一定要进行修改，经过缜密的思考，公文的性质进行语言锤炼看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪些表达方式更为精妙符合领导语言风格。对引用的材料，关键是把握一点。拿来主义以“有用”为原则，吸收其精华，去除其糟粕。简单的引用，无疑是一件单色衣服上补上了一块花补丁，补丁虽好，但影响了整体的和谐。所以，对借鉴的材料一定要加以认真地改造，不是不可以引用，不是不可以借用，但是一定要消化吸收，一定要把它改得符合主题的要求。根据公文主旨和文章的逻辑结构，对引用的语言和材料进行再加工，与实际情况结合起来，与公文的整体逻辑结构、语言、语气统一起来，做到天衣无缝、锦上添花。
5、适应“无纸化”公文的写作的功夫，这就是电子化、信息化电子化公文。这个方面需要认真地提高，运用电脑运用电脑的处理公文的能力，这个基本功是要专门地学、深入地研究、仔细地思考，它是一种新的东西，它对传统的公文是一种可以说是革命性的工具，因为它的规章、归法、它的流转方式、它的程序、它的流程会更加科学、更加合理、更加严谨、更加地能够记下所有的流程，因为这种新的方式在公文写作中要下很大的功夫。
回顾一下我们上半部分讲了这么几个部分。我们讲了公文的基本情况、公文的写作属性、公文基本功和一般技巧、公文写作的五个“台阶”以及公文处理的技巧，包括公文硬功夫的培养以及表达的艺术。
现在我们稍做回忆的话，实际上对这种公务文书的了解我们就初步形成了，它就是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能过程中形成的具有法律效益和规范格式的文件。法律的效力、规范的格式是一个要点，它是依法行政和行政公务活动的重要工具。它是传达党和国家方针政策、发布行政法规规章的重要手段和措施。因此，我们必须认真地熟悉掌握公文的一般属性和它的基本功，和它的一般技巧。
写作公文的基本功，我们回顾一下就是这么几个要点，一是明确行文的目的、确立行文的主旨、吃透领导的意图和实际工作相结合，这样好的公文就有了针对性和实用性。
还是小平的话：拿起笔杆子写的时候这是经过思考、提炼的就是你的思想比较周密了。你能吃得苦，你能钻得进去、静下心来，你好的公文就有了思想的力量，逻辑的力量，语言的力量和情感的力量。
而看、记、思、精、磨，多看、强记、勤思、精练、硬磨就是我们最主要的基本功。我有只有在边学习、边思考、边写作的过程中，才能不断地提升我们公文的写作水平。写了好公文，做好了谋篇布局、架构合理、集思广益、反复修改，就能形成一篇良好的公文。
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