编辑导语：有条不紊地呈现行动计划从来都非易事，往往需要深思熟虑。本文从产品经理的视角，探讨如何进行一次“有条理的汇报”，希望能为你带来些许启发。
情景-小A坎坷的项目汇报：
多年后的某个日子，面对 PowerPoint，小A会回忆起她初次在团队内部做汇报的那个昏昏欲睡的下午。
当时，小A已经负责这个项目一段时间，年中的时候，团队决定进行一次向上汇报，以统一步调并明确未来方向。
小A想到：描述得越详细，就越能显示团队的思考深度，展示出我们的工作能力。于是，她将近半年的工作历程一一描述，共计三十页。内容包括：
- 1~3页：项目背景
- 4~7页：分析当时遇到的问题，阐述心路历程
- 8~12页：在上述思路下，团队的行动
- 13~22页：详细展示所做的工作及成果
- 23~24页：总结以上成果，分析是否达成目标
- 25~27页：讲述下半年的计划
- 28页：下半年的目标
然而，忙碌了一周的小A，在和同事试讲时却碰壁了：自由四十分钟的汇报，听众们显得心不在焉，有的犯困、有的频频看表、有的懒散地靠在椅背上，甚至有人开始处理自己的工作。
小A不解。
一位经验丰富的产品经理小B提出：“小A，你的汇报太冗长了、缺乏重点，同事们都很难有耐心听完，更不用说领导了。”
小A看着一周的努力被否定，内心不悦，嘟哝着：“除非你做得更好，否则不要批评。”
小B笑了，当即提出了3个尖锐的问题，直击要害。
小A顿时豁然开朗，慨叹道：“我考虑得还是不够周全！”
在小B的建议下修改后，小A进行了小范围的公开汇报。领导听后不仅满意，其他组员也纷纷表示受益匪浅。散会后，大家围着小A，请她分享讲演稿。大家说，小A的报告让人印象深刻。
于是问题来了，小B到底问了哪些问题？以及，小A最后做了哪些修改？
一、第1个问题：你有把汇报当作一个产品吗？
小B问：“对于产品人来说，万物皆可产品。你有把你的汇报当作一个产品吗？”
小A回答：“这个概念我之前从未听说！”
小B继续问：“在以‘产品’思维进行报告时，第一步是要明确核心受众是谁，以及他们最关注的内容是什么。”
小A说：“汇报的核心受众不就是领导吗？但他的核心诉求……实在难以把握！”
小B提示道：“高层关注点的八字箴言记住：‘问题、机会、成本、效益’。”
作为产品经理，不仅仅是在做功能或者策略时才是PM。‘产品’是一种意识，更是一种职业素养。从一封邮件到一个需求文档，再到一次汇报，都可以视作一种产品。
甚至在PM的职业生涯中，这些工作的频次和重要性并不逊色于功能开发。
那么，以‘产品’思维进行报告时，第一步就非常明确了：
- 你的核心受众是谁？——高层管理
- 他们的核心诉求（最关心的点）是什么？——问题、机会、成本、效益
由此，他们的核心诉求决定了你汇报的侧重点：
- 问题和机会：尽量用场景化的描述和图片渲染，快速让听众进入状态。例如：“目前客户对业务超时办理怨声载道，占投诉的50%。摘录了一些客户的反馈，他们对我们表示非常失望。”这样可以情绪上拉近彼此，唤起他们对某些困境的记忆。
- 成本和效益：若是方案沟通汇报，需强调每种方案的成本和效益；若是项目汇报，需展示已投入的成本、已取得的效益及未来预期的效益（目标）。这样，高层才能从他们的角度提出建议。
- 尽量简化操作层面的细节叙述，避免在主干部分堆砌操作细节。但要防备听众提问无法回答，故可将操作细节收录在附录中。既不影响主要表达，又体现准备的充分。
除了小A的情况，还有一个高频的报告类型，即竞品分析报告。
竞品分析报告主要受众是产品经理，他们的核心需求是“从中有所收获，并用于自己的产品工作”。这关键在于“学习”。
大家见过很多堆料式竞品分析，一味强调竞品的“形”，却未钻研竞品的“神”。如果小B经历颇多，他会告诉你：除了表面，还要看不见的部分。
- 竞品为什么这么做：从视觉设计（为何这样设计而不是那样）、功能范围（做什么/不做什么）确定核心用户和满足的核心价值；从盈利模式判断其商业逻辑。
- 竞品怎么做到的：通过内容策略、功能迭代记录、营销活动、各类数据变化节点、融资节点、外部政策变化来分析公司策略及其成果。
- 竞品下一步会怎么做：通过社交媒体和APP市场用户的讨论了解真实想法，结合前述分析，预测其未来走向。
竞品分析不仅要收集和分析信息，更需要得出有价值的结论。——《有效竞品分析》张在旺
切忌堆砌主观体验和细节，否则会让听众迷失重点。
二、第2个问题：你做PPT是先有框架，还是先堆料？
小B问：“你做PPT是先立骨架还是先堆料？”
小A回答：“通常我会先把所有做过的事情放进PPT，尽量塞满，然后进行组织，提炼出一个演示逻辑……”
小B：“这样先堆料再整理的做法会产生大量废料，令人沮丧。”
小A：“是的，你们说不行，我就得重新组织，非常沮丧。”
小B：“因为你一开始的思路就不连贯，写出的东西自然也不连贯。我有个方法，可以告别频频重写。
方法就是“骨架和血肉解耦”。尝试先用思维导图建立骨架，并与团队多次沟通。骨架完善后，你就会信心满满，然后再填充内容，效率自然会更高。”
小A的问题，其实大家都遇到过。
一家大型咨询公司曾经估计，高达60%的资料收集和分析工作是无用功。咨询顾问们堆砌了大量“有趣”的事实和表格，但真正与客户问题相关的却寥寥无几。很多情况下，由于信息不完整，几乎没有数据支持主要建议，咨询顾问们直到最后一刻还在寻找更多的数据，这个过程真的是劳民伤财。
——《金字塔原理》巴巴拉·明托
后来他们是如何解决的呢？
简单来说，就是在收集资料前，强迫自己先进行结构化分析。具体方法是先提出假设，假定问题的原因已找到，再去收集资料验证假设是否成立。通过“先框架后细节”的方法，他们提高了效率，减少了废料。
三、第3个问题：你如何引导听众与你思路一致？
小B问：“你是如何让听众跟随你的思路走的？”
小A答：“我怎么想的就怎么说，希望他们能体验到‘山重水复疑无路，柳暗花明又一村’的感觉。”
小B一笑，说：“你的描述很妙。小A，还记得我问的第一个问题吗？”
小A：“把汇报当成一个产品？”
小B：“做产品需要理解人性。对于‘汇报’这个产品，你了解听众的基本特性吗？我给你讲两个故事，你看看哪个更能吸引你。”
第一个故事：演绎法
小B：“我有个朋友，她在某社交平台结识了一群当地的人，在线下酒吧见面聚会时，遇到了各种人。有的人主动加她微信，并在后续联络中非常主动……”
小A的大脑根据关键词“社交平台”和“什么人都有”拼命联想：小B可能想说这个平台上网友见面不太靠谱，或者想说一个女孩爱上渣男的故事，又或者想表达这个女孩不为渣男所动。
小B继续：“加她这些人中，有的是博士，兴趣广泛；有的是无业小混混，总在混场子喝酒。真是鱼龙混杂。”
小A继续想，可能是要说这个女孩和博士谈了一场恋爱的故事。
小B：“但她一个都不喜欢。”
小A再想，果然是网上见面不靠谱？
小B娓娓道来：“唯独一个不主动加她微信的男人吸引了她。这个人喝果汁！因为他戒酒了！即使在酒吧也绝不喝酒。是不是很有趣？最后，这个男人成了她的丈夫。”
小A：“挺有戏剧性的……但你前面说的让我误以为网上见面全是不靠谱的。”
第二个故事：归纳法
小B：“你别说网上找不到好对象哦，我的朋友就找到了一个好男人！”
小A眼前一亮：“我单身多年，快告诉我！”
小B：“我有个朋友，她在某社交平台结识了一群当地的人，线下聚会时……是不是很有趣？最后，她找到了未来的丈夫。”
小A赞叹：“真棒，之后不断回味这个故事，展开了美好的想象。”
故事结束。
小B问：“你觉得哪种方式更容易接受？”
小A仔细思索，说：“好像是你先告诉我结论，我更容易跟上你的思路！”
人们倾向于按照思维发展的顺序表达思想，而思维发展的顺序通常是演绎的顺序。小A希望听众按照她的节奏，从下到上、一步一步地展开她的思维画卷。
但演绎的思想并不一定要按演绎的顺序表达。在大多数情况下，你可以用归纳法形式表达演绎法发展的思想。对听众来说，最容易理解的顺序是先了解主要思想，再了解次要思想。
更有趣的技法是悬疑。人类有种本능，就是想搞清楚到底发生了什么：
让受众对表达者的观点产生疑问，然后回答这些疑问。通过疑问-回答的方式，受众就能了解文章中的全部思想。
——《金字塔原理》[美]巴巴拉·明托
不妨直接应用这个公式：
- 说明背景，指出困境，引发疑问（如何解决困境？）
- 给出答案，解释疑问，引出新疑问
- 给出原因，解释新疑问
小A采用这种方法，调整了PPT的整体框架，并将汇报缩短至20分钟：
- 1页：项目背景和困境（引发疑问：怎么解决困境？）
- 2~3页：改进方向和项目成果展示（解答疑问，再引出新疑问：为什么做这些改进？）
- 4~8页：逐步讲解原因、收益和具体路径（解答疑问，每页用疑问-回答方式展开）
- 9~10页：回顾问题，仍存的困境（引发疑问：如何解决这些困境？）
- 11~13页：后续解决方案和总结方法论（解答疑问并总结）
- 14页：下半年的目标（定量）和理想状态（定性）（引出疑问：如何实现这个目标？）
- 15~17页：围绕目标的具体做法
- 18页：小小展望，优雅收尾
One more thing：避免使用无思想的标题
小B：“你的图表标题如”日活跃用户数“、”人均停留时长“，错失了表达逻辑性思考的机会。”
小A苦恼：“那应该怎么写呢？”
小B：“试用‘更有思想’的词语代替‘没有思想’的词语。用‘日活跃用户数环比增长XX%’替代‘日活跃用户数’，用‘人均停留时长同比提升XX秒’替代‘人均停留时长’。”
小A：“哇，这样确实更加清晰明了。”
小B：“所以你的PPT小标题也可以借鉴这种思路。”
小A：“我可以用‘主要问题-没有充分授权’替代‘我们存在的组织问题’，用‘背景-业务超时占整体投诉类型的50%’替代‘背景’。”
小B：“非常好。”
总结小B的3个建议：
- 确定核心受众和核心诉求，调整汇报侧重点
- 先框架后细节
- 悬疑式报告：说明背景、指出困境、引发疑问、给出答案、引发疑问、解释答案
不知我这篇文章是否像一个悬疑式报告？
希望你们喜欢。
巴巴拉·明托曾说：“清晰表达行动性思想绝非易事，需要深思熟虑。”
或许我们努力后仍有瑕疵，但每次艰苦的思考都在留下闪光的足迹。
思考本身就很酷，不是吗？
本文由 @白鹿衔书不衔花 原创发布于人人都是产品经理，未经作者同意，禁止转载。
题图来自Unsplash，依据 CC0 协议使用。
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