编辑导语:有条不紊地呈现行动计划从来都非易事,往往需要深思熟虑。本文从产品经理的视角,探讨如何进行一次“有条理的汇报”,希望能为你带来些许启发。
![](http://ttzixun.oss-cn-beijing.aliyuncs.com/ttzixun/pic/781c455f-b2cd-4b97-bf07-c8df56bf57f6.jpg)
情景-小A坎坷的项目汇报:
多年后的某个日子,面对 PowerPoint,小A会回忆起她初次在团队内部做汇报的那个昏昏欲睡的下午。
当时,小A已经负责这个项目一段时间,年中的时候,团队决定进行一次向上汇报,以统一步调并明确未来方向。
小A想到:描述得越详细,就越能显示团队的思考深度,展示出我们的工作能力。于是,她将近半年的工作历程一一描述,共计三十页。内容包括:
- 1~3页:项目背景
- 4~7页:分析当时遇到的问题,阐述心路历程
- 8~12页:在上述思路下,团队的行动
- 13~22页:详细展示所做的工作及成果
- 23~24页:总结以上成果,分析是否达成目标
- 25~27页:讲述下半年的计划
- 28页:下半年的目标
然而,忙碌了一周的小A,在和同事试讲时却碰壁了:自由四十分钟的汇报,听众们显得心不在焉,有的犯困、有的频频看表、有的懒散地靠在椅背上,甚至有人开始处理自己的工作。
小A不解。
一位经验丰富的产品经理小B提出:“小A,你的汇报太冗长了、缺乏重点,同事们都很难有耐心听完,更不用说领导了。”
小A看着一周的努力被否定,内心不悦,嘟哝着:“除非你做得更好,否则不要批评。”
小B笑了,当即提出了3个尖锐的问题,直击要害。
小A顿时豁然开朗,慨叹道:“我考虑得还是不够周全!”
在小B的建议下修改后,小A进行了小范围的公开汇报。领导听后不仅满意,其他组员也纷纷表示受益匪浅。散会后,大家围着小A,请她分享讲演稿。大家说,小A的报告让人印象深刻。
于是问题来了,小B到底问了哪些问题?以及,小A最后做了哪些修改?
一、第1个问题:你有把汇报当作一个产品吗?
小B问:“对于产品人来说,万物皆可产品。你有把你的汇报当作一个产品吗?”
小A回答:“这个概念我之前从未听说!”
小B继续问:“在以‘产品’思维进行报告时,第一步是要明确核心受众是谁,以及他们最关注的内容是什么。”
小A说:“汇报的核心受众不就是领导吗?但他的核心诉求……实在难以把握!”
小B提示道:“高层关注点的八字箴言记住:‘问题、机会、成本、效益’。”
作为产品经理,不仅仅是在做功能或者策略时才是PM。‘产品’是一种意识,更是一种职业素养。从一封邮件到一个需求文档,再到一次汇报,都可以视作一种产品。
甚至在PM的职业生涯中,这些工作的频次和重要性并不逊色于功能开发。
那么,以‘产品’思维进行报告时,第一步就非常明确了:
- 你的核心受众是谁?——高层管理
- 他们的核心诉求(最关心的点)是什么?——问题、机会、成本、效益
由此,他们的核心诉求决定了你汇报的侧重点:
- 问题和机会:尽量用场景化的描述和图片渲染,快速让听众进入状态。例如:“目前客户对业务超时办理怨声载道,占投诉的50%。摘录了一些客户的反馈,他们对我们表示非常失望。”这样可以情绪上拉近彼此,唤起他们对某些困境的记忆。
- 成本和效益:若是方案沟通汇报,需强调每种方案的成本和效益;若是项目汇报,需展示已投入的成本、已取得的效益及未来预期的效益(目标)。这样,高层才能从他们的角度提出建议。
- 尽量简化操作层面的细节叙述,避免在主干部分堆砌操作细节。但要防备听众提问无法回答,故可将操作细节收录在附录中。既不影响主要表达,又体现准备的充分。
除了小A的情况,还有一个高频的报告类型,即竞品分析报告。
竞品分析报告主要受众是产品经理,他们的核心需求是“从中有所收获,并用于自己的产品工作”。这关键在于“学习”。
大家见过很多堆料式竞品分析,一味强调竞品的“形”,却未钻研竞品的“神”。如果小B经历颇多,他会告诉你:除了表面,还要看不见的部分。
- 竞品为什么这么做:从视觉设计(为何这样设计而不是那样)、功能范围(做什么/不做什么)确定核心用户和满足的核心价值;从盈利模式判断其商业逻辑。
- 竞品怎么做到的:通过内容策略、功能迭代记录、营销活动、各类数据变化节点、融资节点、外部政策变化来分析公司策略及其成果。
- 竞品下一步会怎么做:通过社交媒体和APP市场用户的讨论了解真实想法,结合前述分析,预测其未来走向。
竞品分析不仅要收集和分析信息,更需要得出有价值的结论。——《有效竞品分析》张在旺
切忌堆砌主观体验和细节,否则会让听众迷失重点。
二、第2个问题:你做PPT是先有框架,还是先堆料?
小B问:“你做PPT是先立骨架还是先堆料?”
小A回答:“通常我会先把所有做过的事情放进PPT,尽量塞满,然后进行组织,提炼出一个演示逻辑……”
小B:“这样先堆料再整理的做法会产生大量废料,令人沮丧。”
小A:“是的,你们说不行,我就得重新组织,非常沮丧。”
小B:“因为你一开始的思路就不连贯,写出的东西自然也不连贯。我有个方法,可以告别频频重写。
方法就是“骨架和血肉解耦”。尝试先用思维导图建立骨架,并与团队多次沟通。骨架完善后,你就会信心满满,然后再填充内容,效率自然会更高。”
小A的问题,其实大家都遇到过。
一家大型咨询公司曾经估计,高达60%的资料收集和分析工作是无用功。咨询顾问们堆砌了大量“有趣”的事实和表格,但真正与客户问题相关的却寥寥无几。很多情况下,由于信息不完整,几乎没有数据支持主要建议,咨询顾问们直到最后一刻还在寻找更多的数据,这个过程真的是劳民伤财。
——《金字塔原理》巴巴拉·明托
后来他们是如何解决的呢?
简单来说,就是在收集资料前,强迫自己先进行结构化分析。具体方法是先提出假设,假定问题的原因已找到,再去收集资料验证假设是否成立。通过“先框架后细节”的方法,他们提高了效率,减少了废料。
三、第3个问题:你如何引导听众与你思路一致?
小B问:“你是如何让听众跟随你的思路走的?”
小A答:“我怎么想的就怎么说,希望他们能体验到‘山重水复疑无路,柳暗花明又一村’的感觉。”
小B一笑,说:“你的描述很妙。小A,还记得我问的第一个问题吗?”
小A:“把汇报当成一个产品?”
小B:“做产品需要理解人性。对于‘汇报’这个产品,你了解听众的基本特性吗?我给你讲两个故事,你看看哪个更能吸引你。”
第一个故事:演绎法
小B:“我有个朋友,她在某社交平台结识了一群当地的人,在线下酒吧见面聚会时,遇到了各种人。有的人主动加她微信,并在后续联络中非常主动……”
小A的大脑根据关键词“社交平台”和“什么人都有”拼命联想:小B可能想说这个平台上网友见面不太靠谱,或者想说一个女孩爱上渣男的故事,又或者想表达这个女孩不为渣男所动。
小B继续:“加她这些人中,有的是博士,兴趣广泛;有的是无业小混混,总在混场子喝酒。真是鱼龙混杂。”
小A继续想,可能是要说这个女孩和博士谈了一场恋爱的故事。
小B:“但她一个都不喜欢。”
小A再想,果然是网上见面不靠谱?
小B娓娓道来:“唯独一个不主动加她微信的男人吸引了她。这个人喝果汁!因为他戒酒了!即使在酒吧也绝不喝酒。是不是很有趣?最后,这个男人成了她的丈夫。”
小A:“挺有戏剧性的……但你前面说的让我误以为网上见面全是不靠谱的。”
第二个故事:归纳法
小B:“你别说网上找不到好对象哦,我的朋友就找到了一个好男人!”
小A眼前一亮:“我单身多年,快告诉我!”
小B:“我有个朋友,她在某社交平台结识了一群当地的人,线下聚会时……是不是很有趣?最后,她找到了未来的丈夫。”
小A赞叹:“真棒,之后不断回味这个故事,展开了美好的想象。”
故事结束。
小B问:“你觉得哪种方式更容易接受?”
小A仔细思索,说:“好像是你先告诉我结论,我更容易跟上你的思路!”
人们倾向于按照思维发展的顺序表达思想,而思维发展的顺序通常是演绎的顺序。小A希望听众按照她的节奏,从下到上、一步一步地展开她的思维画卷。
但演绎的思想并不一定要按演绎的顺序表达。在大多数情况下,你可以用归纳法形式表达演绎法发展的思想。对听众来说,最容易理解的顺序是先了解主要思想,再了解次要思想。
更有趣的技法是悬疑。人类有种本능,就是想搞清楚到底发生了什么:
让受众对表达者的观点产生疑问,然后回答这些疑问。通过疑问-回答的方式,受众就能了解文章中的全部思想。
——《金字塔原理》[美]巴巴拉·明托
不妨直接应用这个公式:
- 说明背景,指出困境,引发疑问(如何解决困境?)
- 给出答案,解释疑问,引出新疑问
- 给出原因,解释新疑问
小A采用这种方法,调整了PPT的整体框架,并将汇报缩短至20分钟:
- 1页:项目背景和困境(引发疑问:怎么解决困境?)
- 2~3页:改进方向和项目成果展示(解答疑问,再引出新疑问:为什么做这些改进?)
- 4~8页:逐步讲解原因、收益和具体路径(解答疑问,每页用疑问-回答方式展开)
- 9~10页:回顾问题,仍存的困境(引发疑问:如何解决这些困境?)
- 11~13页:后续解决方案和总结方法论(解答疑问并总结)
- 14页:下半年的目标(定量)和理想状态(定性)(引出疑问:如何实现这个目标?)
- 15~17页:围绕目标的具体做法
- 18页:小小展望,优雅收尾
One more thing:避免使用无思想的标题
小B:“你的图表标题如”日活跃用户数“、”人均停留时长“,错失了表达逻辑性思考的机会。”
小A苦恼:“那应该怎么写呢?”
小B:“试用‘更有思想’的词语代替‘没有思想’的词语。用‘日活跃用户数环比增长XX%’替代‘日活跃用户数’,用‘人均停留时长同比提升XX秒’替代‘人均停留时长’。”
小A:“哇,这样确实更加清晰明了。”
小B:“所以你的PPT小标题也可以借鉴这种思路。”
小A:“我可以用‘主要问题-没有充分授权’替代‘我们存在的组织问题’,用‘背景-业务超时占整体投诉类型的50%’替代‘背景’。”
小B:“非常好。”
总结小B的3个建议:
- 确定核心受众和核心诉求,调整汇报侧重点
- 先框架后细节
- 悬疑式报告:说明背景、指出困境、引发疑问、给出答案、引发疑问、解释答案
不知我这篇文章是否像一个悬疑式报告?
希望你们喜欢。
巴巴拉·明托曾说:“清晰表达行动性思想绝非易事,需要深思熟虑。”
或许我们努力后仍有瑕疵,但每次艰苦的思考都在留下闪光的足迹。
思考本身就很酷,不是吗?
本文由 @白鹿衔书不衔花 原创发布于人人都是产品经理,未经作者同意,禁止转载。
题图来自Unsplash,依据 CC0 协议使用。
文章为用户上传,仅供非商业浏览。发布者:Lomu,转转请注明出处: https://www.daogebangong.com/articles/detail/chan-pin-jing-li-ru-he-wan-cheng-yi-ci-tiao-li-qing-xi-de-hui-bao.html
评论列表(196条)
测试